序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇合同檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項經(jīng)濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負責商務(wù)活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強

現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu)，但其職責并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進行負責。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。

5 結(jié)束語

在經(jīng)濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

參考文獻

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篇(2)

關(guān)鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用

1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念

時代的發(fā)展，科技的進步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現(xiàn)代化的項目管理目標，包括質(zhì)量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應(yīng)該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現(xiàn)，并且通過先進的項目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個目標之間的關(guān)系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經(jīng)開始使用項目管理技術(shù)來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制

為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項目管理過程中應(yīng)該建立明確的責任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進行工程管理，就應(yīng)不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術(shù)來進行項目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務(wù)，并制定工作計劃。

2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵合同檔案人員勤勉務(wù)實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應(yīng)當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機會學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識的同時，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

2.3、 加強對兼職人員的培訓(xùn)和績效考核

單位應(yīng)該定期對合同檔案兼職人員進行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)

財務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費列入到單位的財務(wù)計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設(shè)施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作

加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅實的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項具有復(fù)雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應(yīng)該進行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現(xiàn)代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

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篇(3)

【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法

人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應(yīng)該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓(xùn)工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓(xùn)工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻】

[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.

篇(4)

一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設(shè)的發(fā)展，相應(yīng)的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業(yè)務(wù)部門沒有把合同檔案工作納入部門職責范圍內(nèi)，導(dǎo)致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續(xù)管理因為沒有責任到人而出現(xiàn)斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復(fù)付款，造成了不必要的經(jīng)濟損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現(xiàn)在，業(yè)務(wù)部門合同檔案大多掌管在相應(yīng)的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關(guān)的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進行妥善管理，就一個年度產(chǎn)生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學(xué)化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據(jù)《交通重點工程合同管理辦法》，結(jié)合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現(xiàn)狀，今年年初，我局特制定并印發(fā)了《合同管理補充規(guī)定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和流轉(zhuǎn)程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環(huán)環(huán)相扣，職責明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室、法規(guī)科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監(jiān)察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、項目牽頭科室負責人、工程科長、監(jiān)察室主任、法規(guī)科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負責，并負責正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉(zhuǎn)職責

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)配合，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

2、“工程意向協(xié)議”由黨組副書記牽頭，項目分管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續(xù)，辦公定規(guī)定起草申請文稿。

4、“工程招標”由紀檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負責，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負責，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

7、合同草案開始流轉(zhuǎn)后，分別由項目牽頭科室負責人、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、工程科科長、工程安全管理人員、法規(guī)科科長、財審科科長、監(jiān)察室主任、紀檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內(nèi)容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉(zhuǎn)程序第一道，即“項目牽頭科室負責人’開始流轉(zhuǎn)。

9、如果合同草案流轉(zhuǎn)過程中意見不統(tǒng)一，由總工牽頭，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負責、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向?qū)Ψ街v清合同草案是否修改、修改了哪些內(nèi)容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關(guān)人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負責分別送達合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉(zhuǎn)程序中，流轉(zhuǎn)到哪一個環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進行傳遞、收繳、登記。登記的內(nèi)容為流轉(zhuǎn)到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負責合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監(jiān)察室要全程監(jiān)督合同的管理，特別對合同草案流轉(zhuǎn)過程進行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，確保合同高質(zhì)量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規(guī)定，認真做好相關(guān)工作。如因工作不負責任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責任追究制度進行責任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉(zhuǎn)的最后一道環(huán)節(jié)，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務(wù)。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據(jù)工程合同檔案的特點，結(jié)合工程項目性質(zhì)進行分類，具體分為：勘察設(shè)計合同、技術(shù)合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養(yǎng)護改善合同、農(nóng)路農(nóng)橋施工合同、監(jiān)理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標志標線合同、路燈合同、供貨合同、招標合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結(jié)合項目名稱進行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據(jù)合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

篇(5)

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療單位；編外人員；檔案管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）27-0353-01

目前，因受事業(yè)編制人數(shù)的限制，許多醫(yī)院聘用了編制外護士及后勤人員，這部分人員即原先所稱的“臨時工”。2008 年 1 月1 日，《中華人民共和國勞動合同法》正式施行，該法第十條規(guī)定：“建立勞動關(guān)系，應(yīng)當訂立書面勞動合同。已建立勞動關(guān)系，未同時訂立書面勞動合同的，應(yīng)當自用工之日起一個月內(nèi)訂立書面勞動合同。”要求用人單位與職工全面實行勞動合同制度，用工一個月，就必須簽訂書面合同。用人單位臨時性用工也應(yīng)與勞動者簽訂勞動合同，繳納各種社會保險，享受有關(guān)的福利待遇。編外人員“臨時工”的稱謂已被“合同制職工”所代替，《勞動合同法》的實施，對醫(yī)院編外人員的人事檔案管理提出了新的要求。

檔案部門作為醫(yī)院信息收集和整理的重要情報服務(wù)部門，也應(yīng)該緊跟社會發(fā)展需要，對檔案工作做相應(yīng)的調(diào)整，特別是應(yīng)加強對合同檔案的管理。因為根據(jù)新法的規(guī)定可以看出，合同檔案管理的好壞不僅將直接影響到勞動力使用成本，進而影響醫(yī)院的效益；而且它的收集、保管和提供利用，對維護醫(yī)院及員工的合法權(quán)益，促進醫(yī)院的健康發(fā)展也具有重要意義。

1 人事檔案的作用

人事檔案是個人經(jīng)歷、學(xué)歷情況、專業(yè)技術(shù)資格情況、思想政治情況、家庭社會關(guān)系、工作能力、工作業(yè)績情況、獎懲睛況等方面的記錄，真實反映了個人自然情況及個人參與社會活動的情況。在人們的工作生活中，檔案可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是其人生經(jīng)歷的記錄，是用人單位掌握員工信息非常重要的載體，也是用人單位選人、用人、育人、留人的重要依據(jù)。

在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括：人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚育狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退體年齡，核定退體待遇；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退體年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等。如果檔案材料不全，就會極大地影響個人上述手續(xù)的辦理。

2 醫(yī)院編外人員人事檔案現(xiàn)狀

（1）未建立個人人事檔案。由于歷史的原因，以前醫(yī)院的用工模式大體上可分為兩種，一種是正式在編職工，即國家統(tǒng)一分配的大中專畢業(yè)生或勞動人事部門統(tǒng)一招用的正式職工。這些人員的特點是工資、勞保福利等各種待遇都按照國家規(guī)定的標準發(fā)放，人事檔案也由本單位或上級主管部門統(tǒng)―管理。另一種是編外人員（臨時工），他們不納入事業(yè)單位正式編制，他們中的多數(shù)人初始學(xué)歷相對偏低，沒有固定的單位，更沒有建立起個人檔案。單位對他們的管理只限于你干活我發(fā)工資，有的也不簽勞動合同，對他們的使用僅限于一定時期，造成了人才資源的浪費。

（2）檔案材料不及時、不完整。隨著檔案法規(guī)的宣傳和檔案利用價值的不斷顯現(xiàn)，一部分編外人員的檔案意識逐漸加強。現(xiàn)在的編外護士一般受過中高等教育，有的把檔案放在人才交流中心，但的檔案得不到開發(fā)和充分利用，而工作后形成的檔案材料也不能及時收集、補充、歸檔，此種情況不但違背了人事檔案現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、權(quán)威性等特點，而且這些檔案放在人才交流中心根本無法利用，它的價值也就無法體現(xiàn)。

（3）檔案管理部門對編外人員的人事檔案重視不夠。檔案管理部門對編外人員的人事檔案重視不夠。在實際工作中，一些領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作不予重視。實際上從 2008 年 1 月 1 日起就沒有正式工和臨時工之說。因此，要盡快為這部分人建立起人事檔案以適應(yīng)新的用工制度。

（4）勞資糾紛缺少有效憑證。基于上述的情況，醫(yī)院編制外聘用人員的檔案管理均顯得過于簡化，通常僅建立編外人員的基本信息與崗位信息。同時，由于編制外聘用人員工作周期較短，在對其檔案材料的錄入、收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)簡化，流程不規(guī)范，造成材料殘缺，一旦發(fā)生勞資糾紛，缺少有效憑證，在維權(quán)中不能發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的依據(jù)和憑證作用。

3 改進措施

（1）轉(zhuǎn)變觀念，建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度。《勞動合同法》施行后，編外合同制職工和在編職工享有同等的勞動權(quán)利，他們在工作條件、休息休假、社會保險、勞動保護、職業(yè)危害防護、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等方面與國家正式職工享有同等的權(quán)利，充分利用他們的才能和發(fā)揮他們在醫(yī)療、后勤保障戰(zhàn)線上的作用具有十分重要的意義。

因此，檔案管理部門和人事部門應(yīng)該提高認識、轉(zhuǎn)變觀念，建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度，參照原正式在編職工人事檔案管理的要求，把編外合同制人員的檔案建好、管好、用好，充分開發(fā)檔案信息資源，通過查檔了解他們的過去、觀察他們的現(xiàn)在，就可以合理使用人才，充分發(fā)揮他們的作用。假如出現(xiàn)勞動糾紛，就可以以檔案中的原始材料為依據(jù)，保護用人單位和勞動者各自的合法權(quán)益。

（2）結(jié)合用工特點，新增“合同、社保、福利”材料。《勞動合同法》與原勞動法的一個明顯差異在于編制外聘用人員是否享受社會保險、福利待遇，因此要結(jié)合合同制職工的用工特點，擴大檔案材料搜集內(nèi)容，吸收個人繳納社會保險、醫(yī)療保險、社會職業(yè)資格、勞動合同等材料，以完整記錄該人員的相關(guān)情況，做到有據(jù)可查.

（3）規(guī)范合同的續(xù)簽和終止手續(xù)，及時轉(zhuǎn)遞檔案。醫(yī)院人事科要嚴格按照《勞動合同法》要求，規(guī)范辦理勞動合同的續(xù)簽和終止手續(xù)，對已解除或者終止勞動合同的人員檔案要及時轉(zhuǎn)遞。為了確保編外人員人事檔案轉(zhuǎn)遞的及時與安全，檔案管理部門應(yīng)該加強檔案的轉(zhuǎn)遞和收集整理工作，嚴格按照有關(guān)規(guī)定，完備登記、注銷、轉(zhuǎn)移手續(xù)。一定要動態(tài)地隨勞動合同的續(xù)約或終止及時地確立人事檔案歸屬。

《勞動合同法》的實施對檔案工作提出了新的要求，編外合同制職工的人事檔案在用人單位及職工維權(quán)中的作用日益明顯。進一步做好人事檔案的管理與服務(wù)工作，使檔案服務(wù)在構(gòu)建和諧社會的偉大實踐中發(fā)揮更大的作用是每一位人事檔案管理人員責無旁貸的使命。

結(jié)束語

人事檔案部門作為信息收集和整理的重要情報服務(wù)部門， 也應(yīng)該緊跟社會發(fā)展需要， 對檔案工作做相應(yīng)的調(diào)整，特別是應(yīng)加強對合同檔案的管理。因為根據(jù)新法的規(guī)定可以看出， 合同檔案管理的好壞不僅將直接影響到勞動力使用成本，進而影響到經(jīng)濟與社會效益；而且它的收集、保管和提供利用，對維護員工的合法權(quán)益， 尤其是對于編外人員人事檔案的管理好壞，對醫(yī)療事業(yè)單位的健康發(fā)展也具有重要意義。

參考文獻

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1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關(guān)對市場經(jīng)濟活動依法進行計劃經(jīng)濟管理的重要依據(jù)和憑證。

 

2. 工商檔案的特點

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案、商標檔案、經(jīng)濟合同檔案和經(jīng)濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點

 

2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性

 

靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟糾紛案件檔案和經(jīng)濟合同檔案。經(jīng)濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經(jīng)濟活動進行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調(diào)查取證材料、筆錄材料、結(jié)案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調(diào)查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調(diào)查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動態(tài)性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內(nèi)容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個企業(yè)從開業(yè)到結(jié)束需要的材料有企業(yè)籌建、開業(yè)、資質(zhì)驗證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營機制轉(zhuǎn)變等方面的材料。在營業(yè)期間， 無論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營范圍和經(jīng)營地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機關(guān)從事本職工作提供必備的依據(jù)上。

 

3.對工商檔案管理形式的探討

 

因為工商檔案具有靜態(tài)性和動態(tài)性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應(yīng)該具體問題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結(jié)合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。

 

對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內(nèi)全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號、統(tǒng)計、編目、提供利用等綜合管理。

 

對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應(yīng)由職能部門設(shè)專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統(tǒng)計及其它業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)。如企業(yè)登記檔案， 按誰發(fā)照誰立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無企業(yè)法人的營業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，企業(yè)登記檔案呈動態(tài)， 應(yīng)由企業(yè)登記部門設(shè)專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監(jiān)督管理。

 

企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動態(tài)轉(zhuǎn)化為靜態(tài)， 其保管形式應(yīng)按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時間先后。

 

對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調(diào)集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結(jié)果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關(guān)的日常工作造成不便;有的強調(diào)使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結(jié)果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內(nèi)檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用

 

4.1 完善制度，強化管理

 

制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費維權(quán)整體水平

 

提升服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展效能通過企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動、快速反應(yīng)的綜合指揮調(diào)度平臺，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動的市場主體監(jiān)管機制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費維權(quán)的整體水平和服務(wù)效能[3]。

 

4.3 轉(zhuǎn)變管理觀念和方式，將檔案進行系統(tǒng)化分類

 

轉(zhuǎn)變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟的發(fā)展帶來了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足時代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據(jù)，引進檔案管理專業(yè)人才，建立一個強大的完善的電子數(shù)據(jù)庫供于查閱，建立市場主體現(xiàn)狀、市場發(fā)展預(yù)測、市場監(jiān)管趨勢等分析模型，建設(shè)工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策依據(jù)， 為社會公眾提供市場預(yù)測和消費預(yù)測服務(wù)。

 

4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務(wù)效率

 

加強對于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會的經(jīng)濟發(fā)展。可以通過檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。

 

5. 結(jié)語

 

工商檔案的管理是否做好，對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節(jié)約時間成本，為企業(yè)提供便利。因此，我認為需順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，將檔案進行電子化，并建立一個強大的健全的電子信息系統(tǒng)，提供便捷的服務(wù)，促進我國經(jīng)濟的發(fā)展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)

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【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building

【中圖分類號】F462；G462 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02

1 引言

檔案指的是社會中的組織和個人在社會中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對企業(yè)以及各職能部門中的檔案進行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設(shè)來說，做好檔案管理工作，對未來核電項目的改進和發(fā)展都有著重要的參考作用。

2 檔案管理的重要性

檔案作為企業(yè)職能活動的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進行?Q策、計劃等活動的重要參考。對于核電建設(shè)來說，檔案能夠在工程驗收過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，還能對核電站建設(shè)成果進行相關(guān)的記錄。在核電建設(shè)過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設(shè)的管理工作順利實施[1]。另一方面，將相關(guān)核電建設(shè)的文件進行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實、完整地記錄工程進行的整個過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時提供重要的維修參考。

3 核電建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀

對于核電建設(shè)來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊的勞務(wù)人員進行兼職。進而，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，相關(guān)管理工作無法順利實施。

4 檔案管理體系的構(gòu)建

4.1 檔案管理機構(gòu)建設(shè)

檔案管理機構(gòu)的建設(shè)需要根據(jù)核電建設(shè)項目的實際情況，對相關(guān)事宜在統(tǒng)一指導(dǎo)的情況下進行。自上而下地建立檔案管理機構(gòu)，在各核電建設(shè)的項目部門以及本部都需要建設(shè)檔案管理部門，最終建立一個符合實際情況的檔案管理機構(gòu)。以此為基礎(chǔ)對整個核電建設(shè)工程的檔案進行管理，同時對整個核電建設(shè)項目的計劃制定、實施和反饋等相關(guān)內(nèi)容進行跟蹤。實際的檔案管理機構(gòu)如圖1所示。

4.2 檔案管理體系的內(nèi)容

核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同核電項目的實際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時，要兼顧分級管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責。并對檔案管理工作的操作流程進行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個層次：

①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規(guī)范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗收等方面。

②標準操作流程。檔案管理的操作流程要嚴格遵守檔案管理的相關(guān)準則，并根據(jù)核電建設(shè)的實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財務(wù)類檔案管理等。

5 從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題

就現(xiàn)階段我國的核電建設(shè)檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進行而來的。所以，大多數(shù)核電建設(shè)工程的文件轉(zhuǎn)化為檔案的工作都是在工程竣工后進行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會造成時間和精力的大量浪費。核電工程的檔案管理工作，必須確保時效性和完整性，在工程進行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結(jié)合文件與檔案的共同點，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應(yīng)該從以下幾個方面著手：

5.1 確定歸檔的范圍

文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應(yīng)該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的內(nèi)容，檔案管理體系的設(shè)計要以此為原則。并結(jié)合核電建設(shè)過程中的實際情況，對檔案的類別進行科學(xué)的劃分，可以分為以下七個類別：人事檔案、合同檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、工程檔案以及文書檔案。

5.2 確定歸檔的流程

要達到檔案管理工作細化的目的，需要對歸檔的流程進行適當?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關(guān)歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時，在處理不同類型的文件和材料時，需要對文件材料進行充分的了解，按照文件的先后順序進行歸檔，并對歸檔流程中的要求進行明確，保證具體步驟的實施。

5.3 定期歸檔制度

歸檔時間是歸檔工作中最重要的參考標準。在考慮定制時間時，要考慮的問題很多，既要保證運行時間內(nèi)各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時間應(yīng)該與相關(guān)部門提前溝通，制定合理的歸檔時間。歸檔時間的確定，需要參考文件的種類、實際施工流程、工作責權(quán)以及具體時間這幾個角度。實現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時間過長導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項目中檔案的完整，最終實現(xiàn)文件向檔案的方向轉(zhuǎn)化的目的。