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人事檔案記錄了個人信息，是單位選人用人的主要依據，也是人力資源管理的重要內容。近年來，隨著市場經濟體制的發展和完善，傳統的人事檔案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必須進行創新和改革。對事業單位而言，人事檔案資料具有參考、憑證、依據的作用，在轉正定級、申報職稱、辦理社會保險等工作中均要使用檔案。新形勢下，通過信息資源整合與開發利用，提供優質的檔案信息服務，成為人事檔案管理的發展方向。以下結合工作實踐，探討人事檔案管理的創新與服務模式的改革事宜。

一、人事檔案管理工作創新改革的必要性

（一）適應事業單位體制改革需要。隨著時代的發展，事業單位體制也在深化改革，改革的前提是了解單位發展歷史，通過查看工作報告和檔案信息，為改革工作提供決策支持。這其中，人事檔案扮演了重要的角色。然而，傳統的人事檔案管理模式不再適用，甚至會為改革工作帶來阻礙。創新管理工作，就是結合實際工作需求和特點，采用新理念、新技術、新方法，提高檔案管理效率，從而加快事業單位的改革進度。

（二）滿足檔案信息化發展的趨勢。信息技術的發展和普及，已經走進人們的日常生活中。在檔案管理領域，傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案取代，不僅方便檔案資料的查詢和使用，而且能延長保存時間。基于此，創新人事檔案管理工作，滿足檔案信息化發展的趨勢，要求單位充分利用計算機、互聯網、大數據等技術，為人事檔案的保存、檢索、使用提供服務，充分發揮電子檔案的優勢。

（三）促進人才在單位崗位間流動。事業單位進行人事檔案管理，對于領導干部、專業人才的選拔和任用具有重要作用。對管理服務模式進行創新，一方面能對人員的經驗、能力、特長進行分析，明確崗位職責，激發人員潛能，達到人盡其用的效果。另一方面，從人事檔案的收集、整理等細節入手，助力單位更好地開展人才服務工作，促進人才在單位崗位間流動。

（四）提高人事檔案的利用價值。新公共服務理論從市場和經濟學的角度出發，對行政理念和價值進行重新塑造，建成一套新的理論體系。該理論強調：事業單位應為公共利益服務，服務是工作核心。相對應的，人事檔案管理工作，也應該突出服務這個核心。創新人事檔案的管理和服務模式，首先要對檔案資料進行深度整合開發，提高人事檔案的利用價值，更好地服務于單位人事工作，發揮出事業單位的職能作用。

二、事業單位人事檔案管理現存的問題

（一）管理理念滯后。檔案管理工作的開展，對管理者和事業單位均產生了正面影響，認識到檔案的重要價值。但是，相比于其他業務工作，檔案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滯后。具體表現：1.管理者對于人事檔案的管理，停留在檔案接收、保存層面，并沒有進行開發利用；2.業務工作和檔案管理完全分離，未將檔案管理納入年度規劃，只是被動性地提供檔案信息查詢服務；3.檔案信息收集不全面，影響后續開發管理工作，并對績效考核、檔案資源整合等帶來困擾。

（二）管理不夠規范。人事檔案管理工作不夠規范，其原因主要有兩個：1.管理機制落后。單位內的檔案管理制度不完善，難以落實日常管理規定，例如一些單位的獎懲制度缺失，管理者工作創新缺乏動力，習慣沿用傳統的管理制度，出現管理不規范、不科學的現象。2.管理方法落后。人事檔案涉及的內容較多，其中包括人員個人信息，具有較強的隱私性。對人事檔案資料進行管理時，應該劃分涉密等級、設置訪問權限。因單位的技術手段應用不足，配套管理制度缺失，影響實際工作效率，造成管理不夠規范的問題。

（三）信息化程度低。相比于紙質檔案，電子檔案具有許多優點，事業單位為了滿足改革需求，加快了信息化建設速度。但是，信息化程度低的問題尚未完全解決：1.部分單位依然采取人工管理模式，檔案數據不全，不僅更新較慢，而且查詢時困難大。2.單位引進了信息技術設備，但在實際應用環節缺少人才支持，數據采集、整理、存儲、維護等環節存在問題，沒有發揮出信息技術的優勢。3.系統安全風險大，缺少必要的防御手段，因內部控制、安全防護不到位，存在檔案信息泄露、黑客攻擊、病毒入侵等風險。

（四）服務功能欠缺。事業單位的職能轉變，并非一朝一夕就能完成的，從管理者變成服務者，不僅需要外在形象的轉變，更需要主觀意識上的轉變。目前的主動服務制度欠缺，現有服務流程和檔案利用需求不相符，提供的檔案服務質量差、體驗差，服務模式的改革阻力大。例如：單位領導的思想守舊，沒有認識到人事檔案的服務功能，相關的宣傳工作不到位，管理者的管理活動受到影響。

（五）專業人才不足。1.事業單位從事檔案管理的專業人才數量少，不少基層崗位由實習生或兼職人員擔任，因缺少必要的知識和技術，檔案管理質量不高。2.人事檔案的內容本身比較復雜，人員頻繁流動造成傳遞、審核不規范等現象，進一步增加了管理工作量，這也是影響管理質量的一個原因。3.缺少專業檔案管理人員，不利于新技術、新方法的推廣，給檔案信息化建設帶來阻礙。

三、人事檔案管理創新與服務模式的改革途徑

針對以上問題，結合事業單位人事檔案的特點和管理需求，我們從理念、流程、技術、服務、人員五個方面提出針對性措施，助力管理創新與服務模式改革。

（一）更新管理理念。針對管理理念滯后問題，應更新管理理念。1.變被動管理為主動管理。新時代背景下，管理者應樹立主動管理的理念，將人事檔案管理和人才建設、日常業務、發展決策相結合，深入挖掘檔案信息的價值，提供完善的信息保障。2.注重團隊協作。管理者以個人為單位開展人事檔案管理工作，雖然滿足信息采集和保存利用的要求，但服務功能沒有發揮出來。管理者應從檔案資源開發的角度入手，圍繞管理、技術、行政崗位，組建人事檔案管理團隊，以團隊為單位開展管理工作，為單位發展提供數據支持。3.強化部門溝通。人事檔案管理過程中，檔案部門應和其他部門加強溝通，消除部門壁壘和信息孤島，實現信息資源的互聯共享。遇到管理困境時，從其他部門獲得幫助和支持，推進檔案管理體系的創新，提高管理效率和質量。

（二）規范管理流程。針對管理不夠規范的問題，應規范管理流程。1.健全管理制度。事業單位建設人事檔案管理制度條例時，可以從國內外先進的管理經驗中汲取養分，尋找成功的管理方法為我所用。例如：對電子檔案進行整理時，嚴格執行規章制度，保證信息的真實性和完整性；如果電子檔案需要長時間保存，要和紙質檔案同時歸檔；具有保密要求的檔案，應采取合理的保密技術手段等。2.優化管理流程。人事檔案管理工作的順利推進，需要有整體規劃，要求管理者深入分析部門特點、發展目標，開展調查論證工作，建立可行的管理計劃方案。以電子檔案的管理為例，建設信息化管理系統時，應兼顧時效性、靈活性、可拓展性，才能對管理流程進行梳理和優化，改善檔案使用者的體驗。

（三）推廣信息技術。針對信息化程度低問題，應推廣信息技術。1.建設人事檔案數據庫。結合事業單位的規模，確定數據庫的架構和功能；前期準備時應收集、完善人事信息，作為建立電子檔案的基礎，利用數學模型測試可能存在的管理問題；然后對問題進行總結和處理，不斷完善數據庫，從而提供更好的管理服務。2.加強信息化宣傳。大數據時代，信息技術不僅用在人事檔案的管理上，還能用在其他類型檔案的管理上，以及單位日常業務活動的管理上。基于此，應大力宣傳信息技術的優勢，充分利用宣傳欄、官網、微信公眾號等媒介，營造出良好的信息化環境氛圍，對職工產生潛移默化的影響，積極配合信息化建設。3.落實安全管理工作。將信息技術應用在人事檔案管理中，雖然提高了效率和質量，但也帶來了風險隱患。第一存儲安全方面，采用備份和恢復機制，數據丟失能及時找回，保證檔案資源的完整性。第二使用安全方面，將單位網絡分為內網和外網，調用人事檔案時需要使用內網；外網用戶需申請賬號、密碼，數據庫設置訪問權限。

（四）完善服務體系。針對服務功能欠缺問題，應完善服務體系。1.利用人事檔案開展線上、線下服務時，單位可在檔案法、檔案工作條例的指引下，編制《人事檔案服務手冊》，為服務工作的開展提供政策保障。同時，對管理者進行培訓，轉變服務意識，采用標準化、精準化的管理方法，為檔案使用者提供良好的服務體驗。2.對服務方式進行創新。在單位領導的帶頭下，組織檔案管理部門所有人員，以利用率較高和職工需求密切相關的檔案為核心，開通就地查詢、館社聯動、全區通辦等服務項目，提高檔案資源利用率，促使檔案資源惠及更多人。3.建立并完善人事檔案的服務制度，從安全保管、開發利用等方面入手，確保服務制度和實際工作需求相吻合。

（五）提高人員素養。針對專業人才不足問題，應提高人員素養。1.專業人才招聘環節，應按照單位人事檔案管理的實際要求，對人才提出對應的要求，既要有扎實的理論知識，又要具備必要的技術技能，同時有良好的人際溝通能力、團隊協作精神等。2.現有管理團隊“傳幫帶”。新職工的優勢是工作熱情高漲，具有較強的創新意識；老職工的優勢是管理經驗豐富，掌握了一定的工作技巧。通過老帶新、熟帶生，可以提高整個管理團隊的綜合業務能力。3.根據人事檔案管理工作的要求，單位應定期組織檔案管理者進行培訓學習，從理論知識、技術方法、職業素養等多個方面入手，采取多樣化的教育形式，例如講座、競賽、進修等，激發管理者的主觀能動性。

四、實例分析

以某高校為例，對人事檔案管理現狀進行梳理，明確存在的問題，分析問題原因，并提出針對性的解決對策，以創新人事檔案管理、改革服務模式。

（一）存在的問題。某高校屬于公立大學，是省屬工科類高等職業院校，人力資源管理采用聘用制，人員流動逐年遞增，導致檔案管理工作難度提高。目前存在的問題主要有：1.為了爭奪人才，檔案重建現象時有發生，導致部分流動人員出現一人多檔的情況，不僅影響相關規定，而且帶來人力管理風險。2.檔案資料收集不完整，在應屆學生中，檔案材料缺少項目有：學籍材料、黨團材料、報到證等；在工作人員中，檔案材料缺少項目有：離職證明、工資表、聘用合同書等。3.檔案利用率不高，一是定期存放職工個人檔案材料，沒有全部進行數字化處理；二是檔案具有保密性，查閱使用限制多，審批手續繁瑣，尚不能提供高效的查詢服務。4.檔案管理過程中，沒有突出服務功能，管理者被動提供服務，缺少必要的激勵措施，服務時缺乏熱情、責任感不強，沒有全身心投入檔案管理中。

（二）原因分析。針對以上問題，分析原因在于：1.檔案管理意識淡薄，分散管理和多頭管理存在弊端，導致監督工作不到位，影響人力資源的合理配置。2.管理制度本身滯后，以檔案代理制度、管理制度雙軌制為例，負面效應產生雙重標準，一旦出現大范圍人員流動，檔案轉移時會出現混亂。3.管理方法長期未更新：一是缺少長期性的規劃布局，二是硬件設備跟不上，三是缺少復合型管理人才。4.管理工作執行過程中存在不規范現象。

（三）解決對策。結合該高校的實際情況，在人事檔案管理中制訂的解決對策如下：1.完善管理制度體系。一是調整收集范圍，完善收集制度，保證人事檔案資料的完整性，做到材料齊全、系統成套、數量適當。二是保證檔案材料的真實性與及時性，做好審核工作，嚴格按照要求轉遞人事檔案，履行移交手續。三是規范管理，避免錯放他人檔案，清理重復或不需歸檔的內容，存檔材料放原件，歸檔手續要完備等。四是利用信息技術對檔案開發利用，將檔案材料數字化，實現人事檔案紙質和數據格式共存；做好網絡信息安全工作，對有檔案保管權利的部門設置訪問權限，通過網絡調閱檔案。2.建立服務管理模式。一是樹立公共人事檔案理念，檔案材料盡量全面反映出當事人的技能、品德、績效、廉潔等信息，為單位及個人提供便利服務。二是創新服務模式，檔案使用不再局限于單位的人事管理部門，可以在政策允許范圍內探索社會服務化管理模式。三是在政府主導下，建設高校人事檔案中心，政府、高校、檔案管理中心通過分工協作，更好地發揮出人事檔案的社會服務功能。五、結語綜上所述，創新人事檔案管理方法、改革服務模式，是人事檔案管理工作的必然發展方向。文章結合目前檔案管理存在的問題，從更新管理理念、規范管理流程、推廣信息技術、完善服務體系、提高人員素養五個方面提出應對措施，為檔案的開發利用奠定基礎，促進檔案管理水平不斷提升。

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作者:沈曉容 單位:文/福建省泉州市公安局警務輔助中心

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