序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了一篇機關檔案數字化建設工作探討范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

2021年中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》），《規劃》擘畫未來五年檔案事業發展藍圖，明確檔案事業高質量發展的主題主線，檔案數字化是檔案信息化建設的核心，應當成為引領檔案事業創新發展、推動檔案信息化工作的重要力量。近年來，機關檔案數字化建設作為開發利用檔案信息的前提，逐漸被提上日程，并取得一定成效。但是，由于室藏檔案資料眾多，檔案數字化建設是一項難度巨大的工程，涉及信息化技術、建設規劃等內容。為推進檔案數字化建設，需要機關檔案管理者深入了解檔案數字化建設的必要性，并基于建設特征和現狀，提出全新的建設路徑。

一、機關檔案數字化概述

1.機關檔案數字化的內涵

檔案數字化是隨著數字攝影技術、多媒體技術、掃描技術等技術發展而來的檔案信息形態，將各種載體的檔案資料轉為數字化信息，采用數字化的形式保存，運用計算機系統管理，形成結構有序的檔案信息庫，實現檔案資源的利用、共享。機關檔案數字化包括兩方面內容：一是傳統介質檔案資料，利用高速掃描技術進行轉化；二是電子文件檔案資料，使用相應技術進行結構化轉化。

2.機關檔案數字化建設的必要性

（1）保證傳統載體檔案的安全性傳統載體檔案資料進行數字化轉化后，后續的整理、開發、統計等工作都不再動用檔案資料，而是對其進行封存管理，以減少檔案資料的人為損害，提高檔案管理的安全系數，切實保障檔案資料的安全性。對傳統載體檔案的數字化，實際上是用數字化保護檔案資料安全。（2）滿足檔案精細化管理的需要在檔案資料數字化之前，要對傳統載體檔案資料進行編目、錄入等處理，待這些工作完成后，可實現檔案資料的自動化檢索、精細化管理。分析發現，數字化帶動檔案資料工作的完成，改善檔案管理工作的現狀，提升檔案管理水平。（3）實現檔案管理簡單化檔案數字化建設將工作人員從復雜、煩瑣的工作中解脫出來。以紙質檔案為例，數字化之后，在新檔案入館時，無須同全宗檔案放在一起；在檔案資料利用期間，無須到庫房提調檔案，也不用在歸還入庫時逐頁檢查；在檔案統計過程中，無須逐件、逐卷清點；檔案資料封存管理后，也能省去大部分日常管理工作。總的來講，雖然檔案數字化建設是一件耗時、耗力的工作，但建成后能簡化檔案管理流程，長期節省大量人力。（4）實現部門間檔案共享常態化檔案數字化的優勢是檔案資料可經由網絡傳輸，實現檔案資料本地保存、異地共享利用，并采用大數據技術整合檔案資料，自動檢索。同時，充分利用人工智能、大數據等新一代信息技術，提高檔案開放鑒定工作水平和效率，實現對檔案信息資源的深度開發。簡單來講，檔案數字化建設使傳統檔案資料以新型手段發揮其特有的功能，以信息化手段提升檔案信息共享服務能力，是實現檔案工作服務黨和國家工作大局、服務人民群眾的途徑。

二、機關檔案數字化建設存在的問題

1.不重視檔案數字化建設

當前，很多地區都存在檔案數字化建設緩慢的問題，這與部分機關領導及相關人員對檔案數字化建設不夠重視有關，具體表現為：（1）機關領導者、檔案管理人員缺乏對檔案數字化建設的了解，認識有偏差，參與度不高，影響檔案數字化的建設進度和質量。（2）各級檔案管理部門溝通不及時，未將檔案數字化和辦公自動化結合在一起，再加上各級領導缺乏對檔案的管理經驗，導致檔案數字化管理和建設不到位。

2.檔案數字化建設缺乏規范標準

檔案數字化建設的前提是要具備完善、統一的建設標準，這也是實現檔案資料共享的必要條件。為推進檔案數字化建設，檔案管理部門頒布了相關政策，但是在數字化建設方面，所用規范、標準仍不夠嚴謹，缺乏對數據交換、安全標簽等方面的統一要求。在檔案數字化建設不斷推進過程中，每個機關單位使用的檔案管理系統不同，且沒有嚴格遵照國家檔案標準執行，導致檔案數字化處理標準不一致，影響機關檔案數字化建設目標的實現。

3.檔案外包機構服務質量難以把控

在機關檔案數字化建設過程中，普遍存在檔案外包機構服務質量不高、把控難度大的情況，這主要和以下幾點有關：（1）在外包機構管理方面，國家尚未制定統一的標準和規范。各外包機構分散經營、服務水平參差不齊、工作人員素質能力不一，影響檔案數字化工作的開展，服務質量達不到預期。（2）檔案數字化建設是一個專業性強的工作，外包后的檔案數字化質量由外包機構負責，檔案部門的職責是監督檢查外包機構完成檔案數字化工作，然而個人能力有限、數量較大，很難做到面面俱到，只能采用抽檢，無法實現全面檢驗，易形成管理盲區。

4.檔案數字化成果管理程度不高

目前，檔案數字化成果只能滿足于檔案資料的查詢、打印等工作，沒有實現檔案資料轉化為數字化信息進行共享的目標，降低檔案數字化成果的使用率，具體表現為：（1）軟、硬件設施不足。在檔案數字化建設的進程中，既要有足夠的預算支持，更要有相應的硬件、軟件設備支撐。就目前而言，很多地區經濟發展不平衡，各機關經費保障有差異，導致檔案數字化建設得不到充足資金的支持，無法為檔案數字化建設提供必要的軟、硬件設備，如缺乏檔案管理系統、高速掃描儀等，制約檔案數字化建設的開展。另外，部分機關檔案室的檔案管理系統，只具有檢索、編目等基本功能，不能實現文件目錄與數字化共享，在數字化檔案查閱過程中，也只能在電腦上調取目錄，無法直接看到檔案內容。（2）檔案管理人員綜合素質不高。受“看攤守業”思想影響，檔案管理隊伍建設落后，人員編制較少、年齡偏高，對設備操作不熟練，缺乏專業的技能培訓，導致個別檔案管理人員不了解檔案資料情況，不能熟練運用新設備和新技術，影響檔案數字化建設。如何提高檔案管理人員的綜合素質，成為機關檔案數字化建設的重要課題。

5.檔案數字化安防能力差

機關檔案是行政機關在服務社會中生成的寶貴資料，承載著各級機關的重要信息，而且很多檔案資料保密周期長，因此，檔案數字化建設要將安全性作為首要考慮的問題。但是，在實際工作中，檔案數字化存在很大的泄密風險，表現為：（1）外包監管嚴重缺位。有的檔案管理部門沒有對有關公司資質、人員等信息進行審查，當起了“甩手掌柜”，對數字化工作的場所、過程、設備缺乏監管，使國家秘密處于危險境地。（2）成果流轉“予取予求”。對原始檔案的出庫、入庫、拆封和復原等環節沒有交接手續，也不逐卷核對，給“有心之人”提供了可乘之機。對已完成數字化的檔案資料缺乏嚴密管理，沒有建立相關臺賬，給違規和泄密行為留下實施空間。

三、新時期機關檔案數字化建設推進建議

1.提高對檔案數字化建設的重視度

隨著檔案工作“十四五”規劃的出臺，以及辦公自動化技術在各個領域的推廣和深入，檔案工作迎來前所未有的發展機遇，同時，也面臨著許多挑戰。只有積極應對挑戰，推進數字化建設，才能更好地適應時代的發展，提升服務質量。在機關檔案數字化建設中，最為首要的一點是提高對該工作的重視度，將其列入單位的重點工作，統籌做好數字化建設規劃。與此同時，將數字化作為辦公自動化的核心內容，檔案部門要盡最大努力獲得領導支持，積極與相關部門對接，加大資金、資源等方面的投入，為檔案數字化建設營造良好氛圍，進一步推進數字化建設進程。

2.做好規范檔案數字化標準工作

規范檔案數字化標準，是檔案數字化建設的基本工作，更是推進檔案數字化建設工作的核心內容。（1）在規范檔案數字化標準建設過程中，檔案部門要依托國家標準，結合自身情況和檔案管理要求，制定和規范檔案數字化建設的標準體系，指導檔案數字化建設工作。（2）在規范標準體系建設期間，遵循有章可循、有章必循的理念，嚴格執行國家出臺的相關文件要求，穩步推進檔案數字化建設。對于尚未有明確規定的，要在檔案數字化建設中，確保所有檔案資源都有統一標準。

3.做好前期調查，規避外包的潛在問題

檔案數字化建設是一個系統性的工程，涉及檔案整理、存儲、利用等環節，需做好前期的調查和準備，統籌規劃。（1）了解單位的檔案情況。全面調查現存檔案的數量、種類及管理情況等，檢查外觀是否受損、編號是否準確，是否需要更換裝具等，從而明確外包服務范圍、測算加工所需成本。（2）檔案數字化工作外包前，要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》要求，對外包機構的背景進行嚴格審核，包括外包機構的資質、信用等，調查其是否存在泄密及借用他人資質的情況，優選具備數字化加工資質及信用良好的機構。（3）對外包合同進行審查。明確雙方責任，對于外包項目的服務內容、驗收、考核標準等，要有明確的規定，并做出合理的解釋。與此同時，與外包機構簽訂保密協議，確保檔案數字化工作順利開展，提高檔案外包工作質量。

4.加強檔案數字化成果管理

（1）加強軟、硬件設備建設軟、硬件設備是機關檔案數字化建設的必要條件，是開發利用檔案資料、信息技術的基礎，其核心是信息網絡。在實際工作中，要結合機關檔案管理的要求，加大軟、硬件設備的投入，建設智能檔案室。在軟件設計方面，要采取安保設備，實施電子簽單制度，健全檔案管理責任制，防止檔案資料被篡改。為方便軟件升級，要保證不同開發商的軟件相兼容，提高檔案資料存儲形式的一致性。在系統安全方面，要運用身份認證、用戶權限等手段；在數據安全方面，要提供數據備份、應急恢復等技術支撐。另外，充分利用信息技術手段，強化檔案資料的開發利用。比如，將單位的數字化檔案副本整合到一個后臺，采用網絡管理方式，連接前端系統、后臺數據，提供檔案資料的線上檢索、統計等功能。（2）構建復合型的檔案管理隊伍在檔案數字化建設過程中，引進、培養專業化的檔案管理人才是關鍵。①引進知識結構不同的檔案管理人才，如要掌握計算機、網絡及檔案管理和系統維護等方面的知識，切實推進檔案數字化建設。②合理配置檔案管理人才，充分發揮管理人員的工作經驗和技能，穩步推進檔案數字化建設，提高數字化建設質量和效率。③定期組織檔案管理人才培訓，側重于工作素質、技能等方面的提升，采取脫崗培訓、在崗學習等方式，提高檔案管理人員的綜合素質，以滿足檔案數字化建設的要求。此外，加強檔案管理人員的保密培訓，提高管理人員的保密意識，在預防檔案資料丟失、泄密等問題的同時，提升檔案數字化的建設質量。

5.做好檔案數字化安防工作

機關檔案涉及行政機關的工作秘密，要求在檔案數字化建設中做好安防工作。（1）根據《檔案法》《保密法》的規定，結合上級部門的要求及本單位的檔案管理情況，制定安全保密制度，完善檔案資料的安保體系。（2）分級保護檔案資料，穩步推進網絡、數據安全管理工作，加強對檔案資料的安全監管。（3）強化檔案數字化全過程保密監管。一是涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，要保證監控設備完善，并派專人全程監管；二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，禁止接入互聯網；三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作。對相關人員職責嚴格記錄在案，確保監管的可追蹤性。（4）規范檔案數字化成果管理。首先，做好交接手續，嚴格清點相關文件資料。加工完成后，對文件認真整理、登記后及時存入專用存儲設備中；其次，建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到有據可查。涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用，禁止移動存儲介質隨意插入，數據的調取使用要嚴格履行審批流程，確保數據安全。（5）對數字化檔案進行“雙備份”，依托云存儲技術，加強數字化檔案的保存。為防止檔案資料丟失或被篡改，要做好檔案資料的安全管理，基于信息技術做好數字化檔案的安全預警、防護工作，防止數字化檔案因病毒感染而引發泄密、失密等事件。

6.其他措施

（1）做好即辦即歸檔工作。雖然辦公自動化系統使檔案資料整理、歸檔工作變得相對簡便，但文件的保管期限仍需要人工鑒定、歸檔。部分電子文件歸檔時要輸入文件目錄，紙質文件需要數字化處理，如若不能即辦即歸檔，時間久了，年底集中歸檔工作量大，可能會影響歸檔速度。（2）健全制度，規范檔案數字化建設工作。檔案數字化是系統性的工程，在電子文件形成初期就要提供完善的技術措施及健全的管理制度，確保其有效、真實。只有嚴格把控檔案數字化建設的每個階段，才能保證檔案管理工作的持續性。鑒于此，檔案部門要不斷增強制度的權威性，提高制度的執行力，用制度管人、管事。強化檔案數字化管理工作，確保檔案數字化成果在加工、交接時的保密性，避免泄密事件的發生。制度的落實在于人，要明確檔案數字化建設中相關人員、機構的職責，分工明確，形成環環相扣、層層落實的良好局面。

四、結語

綜上所述，加強檔案數字化建設，對簡化檔案管理流程、實現檔案精細化管理等具有重要意義。文章通過上述分析，發現當前的機關檔案數字化建設還存在不少的問題，如不重視檔案數字化建設、缺乏統一標準、數字化成果管理程度不高等。為推進機關檔案數字化建設，需要各部門積極配合，深入研究檔案數字化建設措施，構建符合國家、社會要求的數字檔案室，從而提升機關檔案管理水平。

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作者:崔娟娟 單位:內蒙古自治區應急管理廳