序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇畢業(yè)生檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析

1.1系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

1.2技術(shù)分析

本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的SQL語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。

2系統(tǒng)需求分析

針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。

3系統(tǒng)功能設(shè)計

由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。

系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現(xiàn)的功能則包括以下幾點。

(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護(hù)——按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。

(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數(shù)據(jù)庫設(shè)計及系統(tǒng)實現(xiàn)

4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計

根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉(zhuǎn)遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。

由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。

4.2系統(tǒng)實現(xiàn)

本系統(tǒng)基于平臺開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用Access,通過編程實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

篇(2)

關(guān)鍵詞　高職院校　畢業(yè)生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個學(xué)院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項有：第一，學(xué)生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學(xué)生個人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項目學(xué)生個人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評優(yōu)登記表；實習(xí)成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學(xué)生誠信檔案；全國普通高校專科畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因為畢業(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計算機現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強調(diào)時，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個部門各個學(xué)院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學(xué)生的檔案意識。從教育入手，使學(xué)生重視個人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉(zhuǎn)正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識，加強檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評比活動，及時表揚先進(jìn)，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務(wù)意識。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽和學(xué)生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻(xiàn)

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[3]　李瑛.高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題與建議[J].實踐與探索,2010(7):255.

篇(3)

一、高校畢業(yè)生檔案管理工作呈現(xiàn)的特點及產(chǎn)生的問題

一是高校畢業(yè)生數(shù)量多且連年持續(xù)增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學(xué)校不斷擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量也隨之逐年增加。據(jù)統(tǒng)計，2001年全國高校畢業(yè)生114萬人，2016年高校畢業(yè)生高達(dá)765萬人。高校畢業(yè)生總量多且數(shù)量的快速增長，使得高等學(xué)校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應(yīng)付。

二是高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)工作時間上相對集中。由于高校畢業(yè)生工作的特殊性，高校畢業(yè)生檔案管理所涉及到的學(xué)校檔案整理、轉(zhuǎn)出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業(yè)生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。

三是高校畢業(yè)生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標(biāo)注信息的方式進(jìn)行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學(xué)校在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業(yè)生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業(yè)生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數(shù)據(jù)的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數(shù)地方檔案管理部門都已支持網(wǎng)頁查詢畢業(yè)生檔案去向，但查詢方式較為單一，當(dāng)前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。

二、利用信息化做好高校畢業(yè)生檔案管理的幾點建議

（一）高等學(xué)校要提高檔案管理信息化水平

高等學(xué)校要改善檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)，在不斷提高現(xiàn)有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業(yè)技術(shù)人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發(fā)檔案管理軟件，本著有利于簡化和規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標(biāo)注畢業(yè)生檔案信息，逐漸改變畢業(yè)生檔案信息標(biāo)注方式。高等學(xué)校要暢通畢業(yè)生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網(wǎng)站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業(yè)生實時掌握其檔案流向。

（二）地方要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提高服務(wù)水平

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及各類信息化設(shè)備越來越多的應(yīng)用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質(zhì)量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的窗口部門，為服務(wù)對象提供檔案管理相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率，直接關(guān)系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率尤為重要，以信息化技術(shù)為核心的檔案管理智能化系統(tǒng)工程建設(shè)應(yīng)為“必修課程”，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面入手，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)工程，實現(xiàn)硬件、軟件以及人員的全面信息化。

（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設(shè)工作的開展

篇(4)

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；就業(yè)問題管理；檔案管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01

一、就業(yè)管理

高職院校的畢業(yè)生面臨的是即將踏入社會走上工作崗位，畢業(yè)生在面臨擇業(yè)和選擇就業(yè)方面還存在很多的問題，在對高職院校畢業(yè)生的管理當(dāng)中，我們要突出對畢業(yè)生的就業(yè)問題進(jìn)行管理，以保證畢業(yè)生踏入社會更好的就業(yè)。

（一）實施就業(yè)管理的必要性

學(xué)生馬上就要踏入社會進(jìn)行工作，但是學(xué)生的一些就業(yè)觀念仍然滯后，有的想在大城市工作，有的是想出去就要高薪，有的是想根據(jù)自己的專業(yè)和興趣選擇就業(yè)，他們對于工作環(huán)境、工作地域和工作內(nèi)容的挑剔將影響他們的就業(yè)。

高職院校由于培養(yǎng)的是專業(yè)定向人才，所以學(xué)生掌握的技能比較單一，現(xiàn)在大多學(xué)生眼高手低，重理論輕操作，雖然學(xué)校在畢業(yè)生的管理中對就業(yè)加以引導(dǎo)，仍然有很多的學(xué)生進(jìn)入擇業(yè)、就業(yè)的誤區(qū)。

當(dāng)今社會中勞動力的數(shù)量正逐年增加，吸納能力相對降低，而且現(xiàn)在很多的招聘單位虛設(shè)門檻，要求具有本科及其以上文憑，這樣對于高職院校畢業(yè)生是不利的，原本較少的就業(yè)崗位加上高標(biāo)準(zhǔn)的入行環(huán)境，給高職院校的畢業(yè)生增加了就業(yè)壓力。

（二）畢業(yè)生就業(yè)管理的措施

1.建立健全產(chǎn)學(xué)研一體的模式，和固定的企業(yè)建立長期的合作關(guān)系，建立校內(nèi)外實訓(xùn)基地，將畢業(yè)生送到實訓(xùn)基地實習(xí)，在實習(xí)過程中不斷的提升自己的技能，不斷的加深課堂理論知識的理解，同時提前熟悉工作的環(huán)境，為畢業(yè)之后找工作做好充分的準(zhǔn)備。

2.為畢業(yè)生創(chuàng)辦就業(yè)信息網(wǎng)站，將畢業(yè)生的求職材料和個人簡歷掛在網(wǎng)上，讓各企業(yè)在眾多的資源當(dāng)中選擇自己中意的人才，這樣可以為畢業(yè)生和用人單位節(jié)約大量的時間，學(xué)校在中間充當(dāng)橋梁的作用，讓學(xué)生和用人單位獲得雙贏。

3.開辦創(chuàng)業(yè)教育。高職院校的學(xué)生雖然大部分是畢業(yè)后出去就業(yè)直接參加工作，但是也有一小部分畢業(yè)生潛藏著自主創(chuàng)業(yè)意識，但是由于缺少相關(guān)的知識，這需要在畢業(yè)生管理時對畢業(yè)生進(jìn)行一定的創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)，讓畢業(yè)生了解現(xiàn)代的企業(yè)管理制度，經(jīng)營方法，質(zhì)量管理，員工管理，營銷策略等相關(guān)的專業(yè)知識，為將來畢業(yè)后的創(chuàng)業(yè)之路打下基礎(chǔ)。

4.加強自身學(xué)習(xí)，塑造良好的心理品質(zhì)，增加競爭力。高職院校的學(xué)生，尤其是畢業(yè)生群體，由于面臨的壓力較大，在這種情況下既要對他們進(jìn)行就業(yè)、擇業(yè)觀的正確引導(dǎo)，同時還要鼓勵他們用在校時間不斷加強自己素質(zhì)的提高，綜合能力的提高；另外加強學(xué)生的職業(yè)技能的學(xué)習(xí)，對當(dāng)今社會上比較實用的技術(shù)，學(xué)校要給同學(xué)多提供學(xué)習(xí)的機會，這樣才能在激烈的競爭中間立于不敗之地。

5.以就業(yè)為導(dǎo)向，實施雙證書制。高職院校為了提高學(xué)生畢業(yè)的就業(yè)率，可以采用教學(xué)計劃和證書培訓(xùn)的“雙證課程”模式，把職業(yè)資格證書也加入到教學(xué)計劃中間，改進(jìn)人才培養(yǎng)方案，加強學(xué)生的技能培訓(xùn)，在順利獲得技能證書的同時也更好的掌握了實際操作技能。

二、畢業(yè)生檔案管理工作

在畢業(yè)生的管理中，對于畢業(yè)生的檔案管理也是很重要的一個環(huán)節(jié)，畢業(yè)生的檔案管理關(guān)系著學(xué)生畢業(yè)后的考核、薪酬、組織關(guān)系以及社會勞動保障等切身利益，所以要提高檔案管理工作的水平。

（一）高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)制度。在高職院校里面，畢業(yè)生作為一個特殊的群體，他們的檔案管理必須要有專門的制度來規(guī)范管理。例：在江蘇的高職院校里面很多的學(xué)校都沒有專門針對畢業(yè)生的檔案管理制度。

2.畢業(yè)生檔案管理混亂。很多的高職院校的畢業(yè)生的檔案管理處于混亂狀態(tài)，很多的檔案都是在畢業(yè)生即將離校的最后一個月內(nèi)匆忙的整理，對于畢業(yè)生檔案的整理十分的不負(fù)責(zé)任，將畢業(yè)生的檔案管理工作邊緣化了。很多的高職院校是將畢業(yè)生的檔案放在院系進(jìn)行歸檔，然后整理好之后在送到學(xué)校檔案館，但是院系的檔案整理工作部門沒有及時的和學(xué)校的部門進(jìn)行溝通，導(dǎo)致了所有的院系都集中在畢業(yè)的時候整理檔案，造成了學(xué)校檔案管理的混亂。

3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。在高職院校進(jìn)行檔案管理工作的很多的人員不具備檔案管理的專業(yè)水平，對于業(yè)務(wù)不是很熟悉，對于畢業(yè)生檔案要求不清楚，導(dǎo)致了畢業(yè)生的檔案里面缺少資料，在將來的檔案進(jìn)入到用人單位之后，為畢業(yè)生帶來很大的麻煩。

4.畢業(yè)生的檔案保管不規(guī)范。少數(shù)的畢業(yè)生在畢業(yè)后未就業(yè)，學(xué)校按照教育部門的相關(guān)規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費為其保管2年。這是學(xué)校為畢業(yè)生進(jìn)行后繼服務(wù)的重要措施，但是這些措施沒有真正的落實到位。這種情況有學(xué)生自身的原因，也有學(xué)校的原因，在辦理檔案交接的時候，由于程序繁雜，導(dǎo)致了檔案的丟失或者內(nèi)部資料的缺失。使得學(xué)生的檔案沒有真正的發(fā)揮檔案的作用。

（二）畢業(yè)生檔案管理的措施

1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。為了加強畢業(yè)生的檔案管理工作，必須從制度上抓起。讓畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)人員和相關(guān)部門按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，摒棄以前的落后的檔案管理模式。

2.加強畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生的檔案管理是一個細(xì)致的工作，而且關(guān)系重大，要求我們的工作人員具備良好的業(yè)務(wù)水平和豐富的檔案管理知識。我們要培養(yǎng)這樣的一批人員專門從事畢業(yè)生的檔案管理工作，減少或者避免畢業(yè)生檔案管理中間出現(xiàn)的錯誤。

3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。在畢業(yè)生的檔案管理中有很多的復(fù)雜的工作，要求我們不斷的創(chuàng)新管理模式，將這些復(fù)雜的工作簡單化，為高校的檔案管理工作創(chuàng)造新的案例。

三、結(jié)語

對于高職院校的畢業(yè)生的管理主要是針對最迫切的就業(yè)問題和與他們就業(yè)相關(guān)的檔案進(jìn)行管理，這是最主要的兩個方面，在這兩面的管理中間會出現(xiàn)很多的問題，但是面對著畢業(yè)生這樣的一個特殊的群體我們的高職院校要不斷的發(fā)揮主觀能動性來解決一切困難，為畢業(yè)生的順利畢業(yè)創(chuàng)造良好的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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[2]中華人民共和國教育部高等教育司.創(chuàng)業(yè)教育在中國：試點與

實踐[M].高等教育出版社，2006，9.

篇(5)

1 加強學(xué)校對畢業(yè)生檔案管理的重視程度

現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時，只負(fù)責(zé)保管，而不加強對檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在上級部門進(jìn)行檢查時，能夠及時的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是，對于學(xué)生來說，檔案記錄著個人經(jīng)歷，并且對工作后的辦理養(yǎng)老保險，考取公務(wù)員等，都要進(jìn)行查閱檔案。所以，學(xué)校必須加強對畢業(yè)生檔案管理的重視。

2 規(guī)范檔案材料的整理

首先組織人事 需要對畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實在人上，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進(jìn)行對檔案文件進(jìn)行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。

3 加強對檔案管理的創(chuàng)新工作

3.1 提高創(chuàng)新觀念

進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作，首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過對高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其可了解到最新的學(xué)生管理方式，緊跟社會發(fā)展的腳步，把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運用到畢業(yè)生檔案管理中，再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進(jìn)的管理方案。通過對工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外，需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性，每一份畢業(yè)生檔案，就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經(jīng)驗，不斷通過對畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新，保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個較高的水平。

3.2 重視加強人才開發(fā)交流服務(wù)中心機構(gòu)建設(shè)

進(jìn)行創(chuàng)新管理，需要進(jìn)行建設(shè)一個完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機構(gòu)，在其中對于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定，更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作，使其意見更夠統(tǒng)一，減少對管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外，對于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機構(gòu)中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質(zhì)較高，實踐能力較強并且具有創(chuàng)新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機構(gòu)順利運行，以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理，提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實踐中的熱情。

3.3 建立創(chuàng)新管理機制

管理機制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員，應(yīng)積極的對相關(guān)管理機制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點的管理機制。在管理機構(gòu)內(nèi)部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。

4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問題以及解決措施

4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高

進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中，大多數(shù)缺乏專業(yè)知識。在開始工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，不了解畢業(yè)生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯誤，嚴(yán)重不符學(xué)生實際情況等，對學(xué)生今后進(jìn)入社會和工作，造成不良的影響。

4.2 加強人員綜合能力的措施

4.2.1首先加強畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理，檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質(zhì)量，首先就要對檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。

4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識，對于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動，使其增強其對工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念，嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，明確其工作職責(zé)。同時加強管理階層對于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。

4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì)，并發(fā)揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行，進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。

5 運用信息化技術(shù)手段

現(xiàn)如今社會的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對于社會來說就是第一生產(chǎn)力，運用高科技的信息化技術(shù)手段，進(jìn)行畢業(yè)生檔案收集整理管理。修復(fù)在檔案收集整理數(shù)據(jù)上出現(xiàn)的一些混亂性的情況，針對這點，必須在畢業(yè)生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進(jìn)而為檔案管理效率以及準(zhǔn)確性的提升做出大幅度的貢獻(xiàn)。

篇(6)

關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實際狀況，對新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等專科學(xué)校進(jìn)行了詳實而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學(xué)生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊伍的建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實地記載了一個學(xué)生從高中到大學(xué)整個學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對充分調(diào)動學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識，激勵學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學(xué)生時代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長不超過6年。學(xué)制越長，學(xué)生在校時間也越長，學(xué)生檔案流動的周期就長，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時間就越短，學(xué)生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報考研究生、參加就業(yè)、出國留學(xué)、參軍入警、報考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學(xué)生的來源豐富，同時生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對學(xué)生檔案進(jìn)行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。

篇(7)

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；管理方式

1、 前言

高校學(xué)生檔案是高校檔案群的一個分支，是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)、學(xué)校生活和社會實踐活動等形成的文件材料，真實的記載了一個學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的情況。它不僅包括學(xué)生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還包括學(xué)生的獎懲材料、健康體檢表、干部登記表、黨、團(tuán)組織材料等。2008年9月1日，國家教育部、國家檔案局頒發(fā)了第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，明確把高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理利用范圍，為新階段高校學(xué)生檔案的管理提供了新思路、新機制，也為高校學(xué)生檔案的規(guī)范管理提供了基本法規(guī)。隨著我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅猛，使高校學(xué)生檔案管理工作實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化已經(jīng)成為高校學(xué)生檔案管理工作人員的一項重要職責(zé)，科學(xué)規(guī)范地管理學(xué)生檔案也已成為高校檔案部門的一項重要任務(wù)。因此，對高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行研究，使之適應(yīng)教育體制和就業(yè)制度改革具有十分重要的意義。

2、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的突出問題

（1）檔案意識淡薄，檔案管理人員忽視了日常資料的收集和積累

隨著高等教育的飛速發(fā)展，高校領(lǐng)導(dǎo)越來越重視教學(xué)、科研及學(xué)生管理，而學(xué)生檔案管理工作常常處在很少有人問津的地位。在高校檔案管理中往往沒有配備專職人員與充足的經(jīng)費投入，沒有必需的檢查和監(jiān)督，更沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與部門的業(yè)績掛鉤，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)也參差不齊。學(xué)生檔案往往成為相關(guān)管理部門的附帶任務(wù)，對學(xué)生檔案管理工作造成不良影響。其次，學(xué)生大多缺乏檔案意識，對自己的檔案不關(guān)心。筆者在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生在填寫歸檔材料時不認(rèn)真、不仔細(xì)，經(jīng)常出現(xiàn)姓名與身份證姓名不符的現(xiàn)象。

（2）學(xué)生檔案的收集整理體制不規(guī)范

高校學(xué)生檔案主要有以下3種管理模式：由各院（系）管理、由學(xué)生處管理、由學(xué)校檔案機構(gòu)管理。大多數(shù)高校學(xué)生檔案的管理由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。但由于高校學(xué)生檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)定，許多高校尚未形成一套規(guī)范、科學(xué)的管理制度和工作流程，導(dǎo)致了檔案整理隨意性增大，各個院系評價的尺度不一，歸檔材料缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)、把關(guān)不嚴(yán)，檔案移交手續(xù)不規(guī)范、不嚴(yán)密，容易泄漏檔案內(nèi)容，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案工作的質(zhì)量。

（3）學(xué)生檔案管理方式落后，信息化技術(shù)利用較低

隨著高校在校學(xué)生人數(shù)的不斷增加，高校學(xué)生檔案材料遞增，而現(xiàn)階段我國大部分高校未能形成一套行之有效的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、手工操作的實體管理模式中，學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，這與高等教育的迅速發(fā)展、高校學(xué)生檔案管理工作日趨復(fù)雜的現(xiàn)狀不相適應(yīng)。

（4）缺乏畢業(yè)生后續(xù)檔案管理

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國家不再對高校畢業(yè)生進(jìn)行分配。同時，學(xué)生的就業(yè)觀念和就業(yè)方式也發(fā)生了很大的變化，很多學(xué)生愿意去外資、合資、私營企業(yè)工作。統(tǒng)包統(tǒng)分時代的學(xué)生檔案寄往畢業(yè)生生源所在地的人事局，而現(xiàn)在生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，忽視對高校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失。而畢業(yè)生工作的企業(yè)不具有檔案人事權(quán)，加上私人企業(yè)只管聘任用人，不需個人檔案，因此，出現(xiàn)了許多學(xué)生畢業(yè)后人檔分離的局面，造成高校很難對畢業(yè)生就業(yè)狀況進(jìn)行了解，很難了解用人單位的需求，造成畢業(yè)生后續(xù)檔案很難跟蹤調(diào)查。

3、提高高校學(xué)生檔案管理工作水平的一些建議

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，強化師生檔案意識

做好高校學(xué)生檔案管理工作是關(guān)系到高校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會輸送合格人才的大事。強化檔案意識，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視，強化學(xué)生檔案管理意識，提高學(xué)生檔案管理地位。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，認(rèn)真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，明確責(zé)任，定期進(jìn)行規(guī)劃、部署和監(jiān)督。其次，加大宣傳力度，讓學(xué)生本人增強檔案意識。要讓學(xué)生充分認(rèn)識檔案的重要性，關(guān)心自己的檔案，使他們做到準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫個人檔案。

（2）制定規(guī)章制度，規(guī)范學(xué)生檔案的整理

要保持學(xué)生檔案的成套性和完整性，就必須建立一套完善的學(xué)生檔案管理制度，實行規(guī)范化管理。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負(fù)責(zé)，實行統(tǒng)一要求。首先，建立嚴(yán)格的檔案登記制度。新生一入校，管理人員就要對其檔案認(rèn)真登記、整理，核實檔案材料是否齊全。其次，制定學(xué)生檔案管理制度、借閱制度。學(xué)生檔案的保管要專人管理，專柜專用，根據(jù)專業(yè)、年級等分門別類。嚴(yán)格借閱登記手續(xù)，防止學(xué)生檔案損毀、丟失。

（3）充分利用先進(jìn)技術(shù)，改革陳舊落后的管理方式

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。因此，高校學(xué)生檔案管理要與時俱進(jìn)，要加大投入力度，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，實行網(wǎng)絡(luò)化管理體系，提高學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化水平。其次，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將學(xué)生的基本信息輸入計算機，使學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化，減輕檔案收集、整理的工作強度。同時，利用高校校園網(wǎng)的使用，方便學(xué)生檔案的檢索查閱，提高檔案的利用率。此外，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫可以為用人單位提供最捷徑、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，可以實現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案快捷、方便的轉(zhuǎn)接。

（4）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，并建立畢業(yè)生信息反饋檔案

當(dāng)前高校學(xué)生就業(yè)，實行的是用人單位與畢業(yè)生雙向選擇的體制，對于已經(jīng)找到工作的學(xué)生，設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。對沒有保管畢業(yè)生檔案權(quán)利的私企單位，要求當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)管理檔案材料的人才交流服務(wù)機構(gòu)為畢業(yè)生辦理掛靠手續(xù)。對于沒有就業(yè)單位學(xué)生的檔案留在學(xué)校保管，待確定接收單位后再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。但是要告知學(xué)生，學(xué)校免費為其保管二年之后，檔案仍在學(xué)校的，學(xué)校自動將其檔案轉(zhuǎn)往當(dāng)年畢業(yè)時戶口所在地區(qū)的職業(yè)介紹所保管。其次，建立畢業(yè)生信息反饋檔案。大學(xué)畢業(yè)生信息反饋檔案，不僅可以了解畢業(yè)生參加工作后的情況，用人單位現(xiàn)階段對專業(yè)建設(shè)和人才的實際需求，而且可以為在校學(xué)生提供相關(guān)的就業(yè)信息。

4、 結(jié)束語

高校學(xué)生檔案管理工作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，但是這項工作又關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要從思想上高度重視，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各種規(guī)章制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，并積極采用現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方式和手段對學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。（作者單位：西安財經(jīng)學(xué)院行知學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：