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篇(1)

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；高效；科學(xué)；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)

檔案是人們進(jìn)行各種活動(dòng)的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財(cái)富和第一手信息來(lái)源。所以，加強(qiáng)檔案的管理是各個(gè)單位應(yīng)該重視的問(wèn)題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過(guò)對(duì)檔案的科學(xué)化管理來(lái)助推單位的高效化運(yùn)行。

一、科學(xué)化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業(yè)單位的一個(gè)重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來(lái)管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動(dòng)較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動(dòng)的個(gè)人手里或個(gè)別部門(mén)，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失等嚴(yán)重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會(huì)的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個(gè)重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠(yuǎn)的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個(gè)最好的反映載體，它能全面真實(shí)的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點(diǎn)等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理沒(méi)有形成一整套制度，對(duì)于資料收集也是抓一時(shí)，沒(méi)有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門(mén)分散的管理著自己部門(mén)的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒(méi)有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對(duì)人事或組織及財(cái)務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對(duì)于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒(méi)有意識(shí)到檔案的材料是一個(gè)單位的重要信息來(lái)源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無(wú)從談起加強(qiáng)管理加強(qiáng)服務(wù)。

（三）科學(xué)化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對(duì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點(diǎn)的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過(guò)自動(dòng)化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理等知識(shí)，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。

三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立科學(xué)化管理制度體系

一項(xiàng)工作的具體開(kāi)展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂出相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷(xiāo)毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時(shí)，要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開(kāi)展，并擇機(jī)召開(kāi)檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問(wèn)題隱患，以不斷的改進(jìn)工作方法。可以單位中挖掘了宣傳檔案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展

（三）加強(qiáng)科學(xué)化管理建設(shè)

單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強(qiáng)檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對(duì)性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財(cái)力支撐，可主動(dòng)與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)、復(fù)制要嚴(yán)格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過(guò)建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會(huì)相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過(guò)科學(xué)化、信息化手段來(lái)管理檔案方法。可通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。

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篇(2)

1.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中必不可少的一個(gè)有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)， 也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識(shí)，提升企業(yè)文化。

2.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

2.1建立企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)運(yùn)行的速度較快、運(yùn)算的精確程度較高，儲(chǔ)存信息的能力和邏輯判斷能力較強(qiáng)，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業(yè)檔案管理模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)了文件信息的管理、統(tǒng)計(jì)、接受、發(fā)送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業(yè)檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價(jià)值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業(yè)的檔案管理和調(diào)用建立了有效的方式。使企業(yè)的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

2.2實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化。企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺(tái)。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業(yè)信息化的檔案管理應(yīng)在通用的檔案管理軟件的平臺(tái)之上，然而當(dāng)前企業(yè)的檔案管理軟件并未統(tǒng)一和規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)一體化和系統(tǒng)化帶來(lái)了相應(yīng)的阻礙。檔案管理軟件的難以統(tǒng)一制約了企業(yè)檔案管理信息化和電子化進(jìn)程，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立統(tǒng)一的平臺(tái)，建立統(tǒng)一的電子檔案的管理軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺(tái)。

2.3實(shí)現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，即企業(yè)檔案庫(kù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。

2.4提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)洹⒕筛咝А⒂掠陂_(kāi)拓創(chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)要注意引進(jìn)招聘一些有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才來(lái)充實(shí)檔案隊(duì)伍。為了保證電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用， 檔案管理者還必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能， 并學(xué)會(huì)對(duì)各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。因此，必須對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.5檔案管理系統(tǒng)建立過(guò)程中的用戶交互模式。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)一般由專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)和管理人員承擔(dān)，容易造成用戶的檔案管理系統(tǒng)需求與設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)不相符合。在檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完成之后，對(duì)系統(tǒng)的整體調(diào)整和協(xié)調(diào)也將比較困難，同時(shí)也影響了檔案管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮，造成了資源和時(shí)間的浪費(fèi)。從而企業(yè)在檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中應(yīng)建立設(shè)計(jì)人員和系統(tǒng)用戶的交互交流模式，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用和調(diào)整奠定良好的交流和信息的發(fā)展基礎(chǔ)。通過(guò)及時(shí)的互動(dòng)交流實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善和企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

篇(3)

藥監(jiān)檔案是藥品監(jiān)督管理局在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)及管理等活動(dòng)中直接形成的資料文件，能夠反映一段時(shí)期內(nèi)藥品監(jiān)督管理局各項(xiàng)活動(dòng)的成果。同時(shí)藥監(jiān)檔案能夠?yàn)橹笇?dǎo)、促進(jìn)藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展，保障和服務(wù)民生以及開(kāi)展行政監(jiān)管工作方面提供有力的數(shù)據(jù)支撐。鑒于藥監(jiān)檔案的重要性，應(yīng)采用合理的技術(shù)手段積極開(kāi)展藥監(jiān)檔案的管理工作。文章首先概述了藥監(jiān)檔案的基本內(nèi)涵和開(kāi)展藥監(jiān)檔案管理的重要性，之后針對(duì)藥監(jiān)檔案管理工作存在的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)改進(jìn)建議，希望給業(yè)內(nèi)人士的相關(guān)研究提供一些思路和建議。

1 藥監(jiān)檔案的概述

1.1 藥監(jiān)檔案的基本內(nèi)涵

藥監(jiān)檔案屬于科技檔案范疇，具有科技檔案的自然屬性，也具備普通檔案的自然形成、歷史記錄、使用價(jià)值的屬性。同時(shí)藥監(jiān)檔案還具有特殊的材料分散性和實(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)。藥監(jiān)檔案主要包括兩部分的內(nèi)容：一是藥檢管理，此部分的檔案內(nèi)容包括上級(jí)部門(mén)的各項(xiàng)工作通知、指示決定，以及藥監(jiān)管理工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)管理工作的通知、檢驗(yàn)事故等諸多內(nèi)容，藥檢管理檔案具有文書(shū)材料性質(zhì)；二是藥監(jiān)業(yè)務(wù)，此部分的內(nèi)容包括：藥品檢驗(yàn)報(bào)告、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、原始數(shù)據(jù)資料以及藥品批文等，藥監(jiān)業(yè)務(wù)檔案材料是區(qū)別藥監(jiān)工作具有獨(dú)特個(gè)性的重要檔案內(nèi)容。

1.2 開(kāi)展藥監(jiān)檔案管理工作的重要性

藥品是人們必要的生活用品，保障人們的身體健康和生命安全，各種藥品的檢驗(yàn)及生產(chǎn)等有關(guān)資料的管理，對(duì)促進(jìn)藥監(jiān)工作具有積極的意義。藥監(jiān)檔案管理要嚴(yán)格按照歸檔制度，將藥品檢驗(yàn)及生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的、真實(shí)的、完整的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理以及歸檔等，進(jìn)而形成完整的藥監(jiān)檔案，方便日后其服務(wù)于查詢、科研及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等眾多方面的藥監(jiān)部門(mén)工作，促進(jìn)藥監(jiān)部門(mén)高效地開(kāi)展相關(guān)的工作，保障藥品的安全。此外，藥監(jiān)檔案的重要性還體現(xiàn)在為行政監(jiān)管工作提供必需的科學(xué)依據(jù)及有力的技術(shù)支撐，例如監(jiān)管藥品生產(chǎn)、流通、經(jīng)營(yíng)、檢驗(yàn)事故、糾分處理等方面，進(jìn)而有效保障人們的身體健康和生命安全。

2 當(dāng)前藥監(jiān)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理體系不完善

現(xiàn)階段，我國(guó)藥監(jiān)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，也沒(méi)有明確相應(yīng)的管理職能，各項(xiàng)檔案管理制度也不完善，導(dǎo)致藥監(jiān)檔案管理工作的規(guī)范性及有效性偏低，制約了其更好地為藥監(jiān)工作服務(wù)。此外，藥監(jiān)檔案管理缺乏與藥監(jiān)工作的有機(jī)結(jié)合，二者不同步。藥品監(jiān)督管理部門(mén)的規(guī)劃重點(diǎn)放在了藥品質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)、檢驗(yàn)（測(cè)）設(shè)備、技術(shù)水平等方面，而忽視了對(duì)檔案管理的規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作的投入較少，造成檔案管理與藥監(jiān)工作相脫離，影響了藥監(jiān)工作的高效開(kāi)展，也不利于藥品檢驗(yàn)工作的進(jìn)行。

2.2 藥監(jiān)檔案管理范疇不清晰

信息時(shí)代的到來(lái)，使得信息化建設(shè)滲透到各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理亦是如此。藥監(jiān)檔案從原來(lái)的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)報(bào)告資料以及相關(guān)的人事檔案演變成了當(dāng)下的電子檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案及其使用時(shí)形成的圖文數(shù)據(jù)、聲像及數(shù)字化等多種新型檔案，因此藥監(jiān)檔案管理的內(nèi)容變得多樣化。但由于藥監(jiān)檔案管理范疇并沒(méi)有明確界定，各藥品監(jiān)督管理組織機(jī)構(gòu)采取“因地制宜”的管理形式，使很多應(yīng)該歸檔的檔案沒(méi)有得到及時(shí)地歸檔，造成檔案的丟失和不完整。

2.3 檔案開(kāi)發(fā)利用少

檔案自身的內(nèi)向性與封閉性，以及決策者與管理者沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，造成現(xiàn)在的藥監(jiān)檔案管理工作存在重保管、輕利用的問(wèn)題，制約了檔案的開(kāi)發(fā)與利用，編研成果不多，無(wú)法為藥監(jiān)工作的進(jìn)行提供有力的支撐。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

藥監(jiān)檔案的管理組織機(jī)構(gòu)一般是由行政辦公室負(fù)責(zé)，屬于綜合管理范疇，缺乏專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)人員，檔案專(zhuān)業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)和能力不滿足當(dāng)前藥監(jiān)工作對(duì)檔案管理的需求。同時(shí)，由于管理理念存在誤區(qū)，不重視現(xiàn)有檔案管理人員綜合素質(zhì)和工作技能的提升，沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，導(dǎo)致檔案管理人員的管理理念和水平不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，無(wú)法有效提高藥監(jiān)檔案管理水平。

3 提高藥監(jiān)檔案管理的有效對(duì)策分析

3.1 建立健全藥監(jiān)檔案管理體系

完善的藥監(jiān)檔案管理組織機(jī)構(gòu)是高效開(kāi)展藥監(jiān)檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，并制定完善的管理制度，規(guī)范檔案管理的流程和方法。同時(shí)明確管理部門(mén)中管理人員的職責(zé)和權(quán)限，安排專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)藥監(jiān)檔案的管理工作，將藥監(jiān)檔案管理工作納入單位的整體規(guī)劃中，加大對(duì)檔案管理所需設(shè)備及人力的投入，并加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，提高全體人員對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而形成全方位的檔案管理體系，保障各個(gè)階段與環(huán)節(jié)的檔案的完整性，提高藥監(jiān)檔案管理的實(shí)效性。

3.2 強(qiáng)化藥監(jiān)檔案管理制度的建設(shè)

制度是保障各項(xiàng)工作有章可循的基礎(chǔ)，為了進(jìn)一步提高藥監(jiān)檔案管理的水平，應(yīng)強(qiáng)化藥監(jiān)檔案管理各項(xiàng)制度的建設(shè)。首先，制定全面的管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，例如歸檔制度、保管制度、鑒定制度以及開(kāi)發(fā)利用制度，明確藥監(jiān)檔案范圍、崗位責(zé)任制。其次，同步進(jìn)行藥監(jiān)檔案管理與藥監(jiān)業(yè)務(wù)工作，共同計(jì)劃、落實(shí)及考核藥監(jiān)檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)藥監(jiān)檔案完整性、系統(tǒng)性的有效提升。

3.3 加強(qiáng)藥監(jiān)檔案的開(kāi)發(fā)與利用

檔案具有回溯性，其價(jià)值的核心體現(xiàn)在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的二次開(kāi)發(fā)和充分利用上，應(yīng)設(shè)立檔案信息反饋表、建立用戶聯(lián)系制度，或者開(kāi)展檔案資源專(zhuān)題報(bào)告、檔案編研等深層次開(kāi)發(fā)形式，拓寬檔案資源利用渠道，深化檔案信息服務(wù)，切實(shí)提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用效益，更為高效地服務(wù)于藥監(jiān)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)及管理。

3.4 強(qiáng)化藥監(jiān)檔案的信息化建設(shè)

信息時(shí)代的到來(lái)，加速推進(jìn)了各領(lǐng)域的信息化建設(shè)，極大地提高了工作效率和質(zhì)量。當(dāng)下，我國(guó)處于食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)機(jī)構(gòu)改革的關(guān)鍵時(shí)期，藥監(jiān)檔案的高效管理是推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革的重要環(huán)節(jié)之一，也應(yīng)緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，強(qiáng)化藥監(jiān)檔案的信息化建設(shè)，建立數(shù)字化檔案，并構(gòu)建適合數(shù)字檔案管理的系統(tǒng)（詳見(jiàn)圖1）。通過(guò)建立檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案管理能力，將藥監(jiān)檔案的最大效益得到充分發(fā)揮。

篇(4)

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對(duì)檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來(lái)的發(fā)展有很大的參考價(jià)值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也為展開(kāi)其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過(guò)提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)單位、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個(gè)原則：

第一，準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)性

辦公室檔案工作的本身特點(diǎn)，決定其在進(jìn)行管理時(shí)，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營(yíng)模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時(shí)，必須要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。

第三，高效化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開(kāi)始邁入高效化時(shí)代。要保證對(duì)辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過(guò)高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識(shí)薄弱，且專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低

辦公室檔案管理，原本是一項(xiàng)非常重要的工作。但就目前而言，我國(guó)大部分檔案管理人員都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。可以說(shuō)，檔案管理工作人員的意識(shí)薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵性因素。

在我國(guó)許多從事檔案管理人員，并非專(zhuān)業(yè)出身，更有甚者，是通過(guò)關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來(lái)，這些人便無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來(lái)管理錯(cuò)誤，這些非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺(jué)不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國(guó)大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對(duì)檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視實(shí)施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)無(wú)視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對(duì)檔案的保密工作不到位、檔案沒(méi)有及時(shí)分類(lèi)、檔案沒(méi)有及時(shí)歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。

3.新技術(shù)，新硬件投入少

隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來(lái)，檔案管理工作效率自然跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會(huì)自動(dòng)放棄檔案的借閱。如此一來(lái)，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價(jià)值的檔案進(jìn)入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，可通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要保障。所以，必須有針對(duì)性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

而對(duì)于已經(jīng)擁有管理制度的單位來(lái)說(shuō)，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實(shí)際中的貫徹落實(shí)，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開(kāi)。

3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化

辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要舉措。因此必須要改進(jìn)傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時(shí)展的趨勢(shì)，只有這樣，才能切實(shí)提高辦公室檔案管理效率。

篇(5)

自上世紀(jì)九十年代開(kāi)始，隨著電腦以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，信息化的概念開(kāi)始席卷各行各業(yè)。在這樣的形式下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代的步伐前進(jìn)，因此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化就成為了順理成章的事。而“事業(yè)單位檔案管理信息化”就是指打破原先的紙質(zhì)檔案管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)以此實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化，同時(shí)達(dá)到檔案管理的高效性以及系統(tǒng)性。在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已不能再適應(yīng)現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展，所以實(shí)現(xiàn)管理實(shí)現(xiàn)信息化是一個(gè)必然的過(guò)程。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

既然事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是大勢(shì)所趨，水到渠成，那么它就一定具備著它無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息平臺(tái)的支撐下，檔案管理信息化的四個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)就是：數(shù)字化、體系化、自動(dòng)化、互動(dòng)化，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代社會(huì)的無(wú)縫對(duì)接。

（一）數(shù)字化

事業(yè)單位檔案數(shù)字化就是通過(guò)現(xiàn)如今的掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案文字轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子資料進(jìn)行儲(chǔ)存。通過(guò)對(duì)這一系列的信息數(shù)字化，就在很大一定的程度上實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)化，檔案作為單位無(wú)形的資產(chǎn)，數(shù)字化能將這些資產(chǎn)重新整合，更加的深入了解從而確保這筆資產(chǎn)能更加被高效利用。例如檔案管理數(shù)字化就可以更加清晰地呈現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)日期、所處的位置編號(hào)、檔案的存量以及目錄信息等。

（二）體系化

體系化作為管理信息化的一大職能與優(yōu)點(diǎn)，從而讓事業(yè)單位檔案管理不再被孤立。傳統(tǒng)的檔案管理模式是很難做到體系化的，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案很容易發(fā)生信息交叉出現(xiàn)的情況。例如，一份檔案就很有可能會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)甚至兩個(gè)以上的事件脈絡(luò)或體系框架，這不僅給后來(lái)的查閱資料帶來(lái)極大的困難，同時(shí)也導(dǎo)致檔案不好歸類(lèi)。但是檔案管理信息化后就會(huì)形成一個(gè)清晰地體系脈絡(luò)，傳統(tǒng)與信息化一體化，檔案一體化。由此實(shí)現(xiàn)完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案管理是一個(gè)繁瑣冗雜的過(guò)程，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，就會(huì)在很大的程度上降低事業(yè)單位的工作難度以及降低人力成本。如果實(shí)現(xiàn)管理信息化，信息就會(huì)自動(dòng)檢索、自動(dòng)收集、自動(dòng)形成目錄甚至自動(dòng)提取關(guān)鍵詞自動(dòng)篩選與自動(dòng)處理。這樣就能更大的簡(jiǎn)化檔案管理的工作過(guò)程且更精準(zhǔn)細(xì)致，對(duì)強(qiáng)化糧油質(zhì)檢工作，保證糧食質(zhì)量的糧食質(zhì)監(jiān)部門(mén)，運(yùn)用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，能讓糧食質(zhì)監(jiān)部門(mén)在人事及技術(shù)檔案管理方面更加的規(guī)范且有助于統(tǒng)一管理。

（四）互?踴?

傳統(tǒng)的檔案管理只能實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的需求，這就無(wú)法使信息利用率達(dá)到最大。同時(shí)，紙質(zhì)只能提供閱讀的需要，無(wú)法實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的服務(wù)需求，這是傳統(tǒng)檔案管理的一大局限性。而信息化所具有的互動(dòng)化就改變了這一不利現(xiàn)狀。例如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理人員在線服務(wù)方式，同時(shí)還能及時(shí)的收集客戶的回饋信息，實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的服務(wù)需求，在滿足檔案管理信息化高效的同時(shí)，優(yōu)化了管理信息化的服務(wù)職能。

三、如何實(shí)現(xiàn)新形式下事業(yè)單位檔案管理改革

檔案管理改革的目的就是為了實(shí)現(xiàn)高效的運(yùn)作系統(tǒng)，簡(jiǎn)易的操作方式，系統(tǒng)的管理體系。所以為了未來(lái)考慮，管理信息化也就成為了發(fā)展的必然性。

（一）重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，這就需要對(duì)事業(yè)單位部門(mén)的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，理清檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間的業(yè)務(wù)往來(lái)。對(duì)事業(yè)單位全體成員對(duì)于檔案信息的錄入、編制，以及對(duì)信息的檢索、利用、處理等各個(gè)流程做具有針對(duì)性的流程設(shè)計(jì)和職業(yè)規(guī)劃。然后就是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)制度的方式將業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，重新審視流程規(guī)劃以及未來(lái)的發(fā)展。最后就是將電腦技術(shù)納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，使事業(yè)單位的工作人員更加了解流程的運(yùn)作。

（二）提高檔案管理的服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)工作就是服務(wù)，因此提升它的服務(wù)能力這在很大的程度上也是一項(xiàng)重大的改革。原有的檔案管理就只局限于“看”的職能，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，所以在新形式下的改革還需讓服務(wù)“動(dòng)”起來(lái)，以此來(lái)拓展檔案管理的服務(wù)職能。例如通過(guò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索，自動(dòng)歸類(lèi)，自動(dòng)分析，自動(dòng)篩選，來(lái)為管理和需求者提供便利，完善單位內(nèi)的信息服務(wù)。

（三）建立檔案管理信息化的平臺(tái)

事業(yè)單位尤其是質(zhì)檢領(lǐng)域可以通過(guò)開(kāi)發(fā)一個(gè)系統(tǒng)且相對(duì)獨(dú)立的平臺(tái)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。將整個(gè)檔案管理工作納入到這個(gè)平臺(tái)，同時(shí)也可借助這個(gè)平臺(tái)讓檔案管理信息化發(fā)揮最大的功效。

篇(6)

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1前言

從多個(gè)方面分析傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無(wú)法有效檔案管理工作，并且，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的情況。此外，部分管理人員在檔案管理過(guò)程中過(guò)于關(guān)注工作進(jìn)度，忽視創(chuàng)新管理思路，自然難以提高檔案管理工作效率，為了改變這一管理現(xiàn)狀，以下提出創(chuàng)新檔案管理觀念、應(yīng)用信息化檔案管理方法、落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)方式等措施，進(jìn)一步提高檔案管理工作有效性和實(shí)效性。

2落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度

早期，在檔案管理過(guò)程中因缺少嚴(yán)格的規(guī)章制度和創(chuàng)新的機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無(wú)法有效完成歸檔工作和保存工作，并且，不注重按照規(guī)范化的流程整理檔案，各種檔案擺放在一起，非常混亂，難以快速找到所需的檔案，不僅增加其查找困難，同時(shí)也會(huì)造成檔案管理效果不理想，對(duì)此，事業(yè)單位要落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度，并且要做到如下幾點(diǎn)：（1）要求檔案管理人員在開(kāi)展工作之前，應(yīng)結(jié)合工作量制定檔案管理計(jì)劃，做到有計(jì)劃地完成檔案管理工作，同時(shí)對(duì)于在工作中表現(xiàn)出色的人員，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，如，發(fā)放相應(yīng)的獎(jiǎng)金，獎(jiǎng)勵(lì)透明化、公開(kāi)化，做到公平對(duì)待所有管理人員，能夠調(diào)動(dòng)管理人員認(rèn)真做好本職工作。（2）在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)依照規(guī)范化的流程進(jìn)行細(xì)致的工作，對(duì)于違規(guī)人員予以處罰，創(chuàng)新的檔案管理制度中明確提出獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和處罰機(jī)制，做到獎(jiǎng)罰分明，能夠提高檔案管理工作的效率，有利于進(jìn)一步做好檔案管理工作[1]。

3創(chuàng)新檔案管理理念

新時(shí)期，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，因此，管理人員必須創(chuàng)新工作思路，改變傳統(tǒng)的管理理念，落實(shí)全新的檔案管理工作，促使管理人員積極轉(zhuǎn)變落后的管理觀念，在實(shí)際的工作過(guò)程中貫徹落實(shí)事業(yè)單位提出的要求，自覺(jué)創(chuàng)新思路，并且不斷學(xué)習(xí)新的管理方法，才能促進(jìn)自我不斷進(jìn)步，進(jìn)而做好檔案管理工作，不僅獲得事業(yè)單位的認(rèn)可和滿意，同時(shí)落實(shí)不斷學(xué)習(xí)理念，將這一全新的觀念落實(shí)到工作中，其能夠積極向身邊優(yōu)秀的同事學(xué)習(xí)，進(jìn)而為了促進(jìn)自我勝任檔案管理工作，管理人員在事業(yè)單位的激勵(lì)下，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)，在實(shí)際的學(xué)習(xí)中轉(zhuǎn)變落后的工作思路，同時(shí)注重落實(shí)創(chuàng)新的管理方法，深入落實(shí)的過(guò)程中積極學(xué)習(xí)全新的管理方法，并且與同事相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互促進(jìn)、互相幫助，不僅形成共同合作的觀念，同時(shí)樹(shù)立不斷學(xué)習(xí)的理念。管理人員自覺(jué)創(chuàng)新檔案管理理念，有利于推動(dòng)管理人員不斷進(jìn)步，進(jìn)而勝任檔案管理工作，可見(jiàn)，創(chuàng)新和改變落后的管理觀念非常重要[2]。

4運(yùn)用信息化檔案管理方法

過(guò)去，在檔案管理工作中所運(yùn)用的管理方法比較陳舊，并且需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間才能完成歸檔工作，難以高效完成檔案管理工作，對(duì)此，事業(yè)單位的管理人員在實(shí)際的工作中必須做到與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)動(dòng)管理人員有效運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，并且在運(yùn)用過(guò)程中落實(shí)信息化檔案管理方法，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，完成檔案分類(lèi)、整理文件等工作，在短時(shí)間內(nèi)即可完成歸檔工作，同時(shí)，還可以運(yùn)用信息技術(shù)加密檔案，提高檔案的嚴(yán)密性和保密性，防止檔案內(nèi)容泄露出去，以此確保檔案保存完好[3]。因此，在新形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)展的步伐，在實(shí)際的工作中學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化檔案管理方法，并在應(yīng)用過(guò)程中取代落后的管理方式，以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠快速分類(lèi)檔案，之后，應(yīng)用信息技術(shù)將不同的檔案保存在不同的文檔中，保存后可以備份、加密、上傳，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理方法的同時(shí)，方便管理人員整理、分類(lèi)檔案，有效提高檔案管理工作效率。

5創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

當(dāng)前，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中要格外關(guān)注檔案管理工作，在關(guān)注的同時(shí)，在檔案管理中必須創(chuàng)新管理服務(wù)方式，管理人員在清楚要求后，積極運(yùn)用電腦登錄在線服務(wù)系統(tǒng)，不僅可以在線溝通檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，還可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送各個(gè)部門(mén)需要的檔案，無(wú)需耗費(fèi)時(shí)間傳送，通過(guò)運(yùn)用在線服務(wù)系統(tǒng)，在線提供服務(wù)，既創(chuàng)新了檔案管理服務(wù)方式，又發(fā)揮在線服務(wù)功能，有利于提高檔案管理利用率。同時(shí)，方便管理人員發(fā)送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件。可見(jiàn)，檔案管理部門(mén)創(chuàng)新管理服務(wù)方式，以一種全新的管理服務(wù)模式進(jìn)行檔案管理工作，其利用在線服務(wù)系統(tǒng)，整理、發(fā)送檔案，在線提供檔案信息，創(chuàng)新了檔案管理服務(wù)方式的目標(biāo)，以此提高檔案管理水平[4]。

6結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期下，事業(yè)單位要注重創(chuàng)新檔案管理觀念，在實(shí)際的管理過(guò)程中要求管理人員應(yīng)相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，這樣才能不斷進(jìn)步，并強(qiáng)調(diào)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化管理模式，管理人員在明確要求后，積極轉(zhuǎn)變管理理念，同時(shí)主動(dòng)創(chuàng)新管理服務(wù)方式和管理方法，在實(shí)際的工作中運(yùn)用全新的管理方法高效歸檔、分類(lèi)，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：100-101.

篇(7)

1.對(duì)檔案數(shù)字化管理重視程度不高

在檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化的檔案管理重視程度不高，沒(méi)有充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對(duì)檔案數(shù)字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術(shù)投入也不多，不利于檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

2.數(shù)字化檔案管理工作量大

在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，需要對(duì)原有的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和管理。利用文檔對(duì)所有的檔案進(jìn)行規(guī)劃化處理，便于日后的再次利用，建立網(wǎng)絡(luò)使用平臺(tái)，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份，設(shè)置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)，還需要不定期對(duì)電子版的檔案資料進(jìn)行升級(jí)，可見(jiàn)實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理是一項(xiàng)十分繁重的任務(wù)。

3.資金、設(shè)備投入力度不夠

實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，資金設(shè)備是關(guān)鍵，要進(jìn)行檔案信息化，就需要大量資金和設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、縮印設(shè)備等，這些電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度比較快，需要不定期的資金投入，對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換、維修等。

4.檔案管理人員素質(zhì)能力有待加強(qiáng)

檔案管理人員的素質(zhì)能力對(duì)于數(shù)字化檔案管理具有積極的意義，然而在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)能力還有待加強(qiáng)，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不扎實(shí)，計(jì)算機(jī)的操作不夠熟練，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

二、新時(shí)期下檔案的數(shù)字化管理

1.提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立全新的檔案管理理念

要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化就必須提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立全新的檔案管理理念，形成現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的等客上門(mén)、保守的管理理念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式的管理服務(wù)，為檔案的數(shù)字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的檔案管理制度

新時(shí)期，要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理小組，對(duì)檔案的內(nèi)容收集、整理、錄入、查詢、使用等環(huán)節(jié)都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門(mén)、不同需求等進(jìn)行分類(lèi)管理，建立健全檔案保密制度、數(shù)字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數(shù)字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費(fèi)，形成數(shù)字化管理意識(shí)，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字化檔案管理。

3.定期整理檔案

雖然數(shù)字化檔案管理模式已經(jīng)給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進(jìn)行紙質(zhì)保存，對(duì)于這些檔案資料，可以在數(shù)字化檔案中進(jìn)行標(biāo)記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進(jìn)行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。

4.定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新

科學(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和更新的，信息化的檔案管理設(shè)備、軟件等也應(yīng)定時(shí)進(jìn)行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進(jìn)行。不能認(rèn)為當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)還能使用，更新?lián)Q代需要花費(fèi)大量資金而放棄對(duì)管理系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新有助于管理系統(tǒng)更長(zhǎng)久的工作。對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行更新主要是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件配置進(jìn)行檢查、更新，保證檔案管理系統(tǒng)更加安全、高效。對(duì)于軟件的更新，應(yīng)選擇安全、適合的軟件，保證檔案數(shù)據(jù)資料的安全。

5.做好安全管理工作

在數(shù)字化檔案的管理過(guò)程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、組織管理、法律制度、安全技術(shù)以及災(zāi)難恢復(fù)等，就是在法律規(guī)范的作用下，利用先進(jìn)的安全管理技術(shù)，對(duì)整個(gè)安全組織管理下的安全基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行備份和恢復(fù)，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，保證檔案資料的安全，也使數(shù)字化的檔案管理工作更加高效、順利的開(kāi)展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時(shí)，建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)管，避免檔案信息泄露。

6.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

數(shù)字化檔案管理工作的有效開(kāi)展離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質(zhì)能力還不高，對(duì)檔案管理以及計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握不到位，不能很好地開(kāi)展檔案的數(shù)字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培訓(xùn)工作，提高他們檔案管理方面的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使他們富有責(zé)任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業(yè)道德的事情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，愛(ài)崗敬業(yè)。

三、結(jié)束語(yǔ)