序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇數(shù)據(jù)庫本科論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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摘要:本文首先分析了高職院校圖書館建設特色數(shù)據(jù)庫的必要性與緊迫性，通過對廣州地區(qū)高職院校圖書館以及特色數(shù)據(jù)庫建設現(xiàn)狀的調查，指出其建設滯后的原因，同時針對其中存在的問題提出相應的解決方法。

中圖分類號:G258.6文獻標識碼: A文章編號：1003-1588(2012)02-0080-03

On Library Construction of Characteristic Databasen Higher Vocational Colleges

――Taking the Higher Vocational College Libraries in Guangzhou as Example

Zhong Cui\|jiao

(Guangdong University of Finance Library,Guangzhou Guangdong 510631,China)

Key words:Higher Vocational College;Library;Characteristic Database

Abstract:It is to be analyzed at first about the necessity of the library construction of characteristic database in higher vocational colleges. Some measures to the existing problems will then be put forward after investigation for the poor present situation of library database construction in Guangzhou higher vocational colleges.

高等職業(yè)教育是培養(yǎng)應用型人才和有一定知識技能的管理者的院校，它以市場需求為導向，更側重實踐技能和工作技能的培養(yǎng)以主動適應地方經濟和社會發(fā)展的需求。高職院校圖書館的建設、發(fā)展水平標志著學校總體水平。若想在信息社會立足，就要結合本院校的教育方針和專業(yè)特點建立特色數(shù)據(jù)庫。由于高職院校建設起步晚，圖書館經費及技術力量有限，因此與綜合性大學圖書館存在一定差距。

1高職院校圖書館建設特色數(shù)據(jù)庫的必要性與緊迫性

高職院校的教學模式、內容與普通高等學校有差異。根據(jù)高職院校的培養(yǎng)目標，其更注重培養(yǎng)學生的實際操作能力、動手能力和解決問題的能力。因而，學生對文獻資源的需求也不同于普通高校學生。與本科院校相比，高職院校更加緊迫地需要建設好圖書館特色數(shù)據(jù)庫。

1.1自身發(fā)展的需要

高職院校的重要特點就是要體現(xiàn)地方性，更要為地方的經濟發(fā)展提供各種信息服務。教育部在《普通高等學校圖書館規(guī)程 》中規(guī)定“高等學校圖書館應根據(jù)學校教學、科學研究的需要 ，根據(jù)館藏特色及地區(qū)或系統(tǒng)文獻保障體系建設的分工，開展特色數(shù)字資源建設和網絡虛擬資源建設”，這里有一項工作――開展特色數(shù)據(jù)庫建設。高職院校可以依托企業(yè)，擴展高職院校與地方政府、信息資源共享領域，把信息服務推向社會化，從而獲取更多的社會支持。

1.2用戶的需求

高職院校與企業(yè)緊密聯(lián)系，教師在教學和科研方面對產業(yè)的針對性更強，有自身的特點和要求，更加注重在產學研方面的結合，因而，對文獻信息資料的需求也有其自身特點。高職院校的學生與本科院校相比，學習風氣相對較差，所以對紙質圖書利用率相對偏低，而學生上網的比例并不少于本科院校，學生在做設計、寫論文時更習慣在網上獲取資料，這就可以引導學生通過特色數(shù)據(jù)庫來學習專業(yè)知識。

2高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設的現(xiàn)狀

本次調查的對象選擇了位于廣州地區(qū)的44所高職高專院校，擁有特色數(shù)據(jù)庫的只有12家(見附表)，占總數(shù)的27.3%。通過附表分析，發(fā)現(xiàn)各圖書館的特色數(shù)據(jù)庫形式相對單一，廣州地區(qū)高職院校圖書館的特色數(shù)據(jù)庫主要有以下幾種。

2.1科研教學成果及學生論文數(shù)據(jù)庫

科研教學成果數(shù)據(jù)庫主要通過收集本校教師的課件、教學資料、實訓資料、優(yōu)秀畢業(yè)生論文等資料建成數(shù)據(jù)庫，為教師和學生及其他科研人員提供參考借鑒，更好地確定科研方向。對于教師來說，這些科研成果增強了教師的榮譽感、展示了本校教師最新的科研成果；而對于學生的畢業(yè)論文，雖然學術價值不大，但對后繼的教學工作則有較高的價值。如選擇一些較為優(yōu)秀的畢業(yè)論文作為學生畢業(yè)論文寫作的范文，從而引導學生如何進行論文的寫作，指引學生如何進行文獻資料檢索，學習如何進行收集和組織材料，提高學生的學術素養(yǎng)等。畢業(yè)論文庫的作用不可替代。

附表中有6所院校圖書館共建立了10個此類數(shù)據(jù)庫，例如廣東交通職業(yè)技術學院建設的“優(yōu)秀教師著作數(shù)據(jù)庫”、“優(yōu)秀教師博碩士論文庫”、“優(yōu)秀學生畢業(yè)論文數(shù)據(jù)庫”，廣州女子職業(yè)技術學院建設的“女院老師論文庫”等等。

2.2專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫

所謂專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，主要是指能體現(xiàn)學校教育特色的資源庫，包括各種學科導航庫。高校館在長期為教學科研服務過程中，為滿足教學科研需要，圍繞本校人才培養(yǎng)計劃、師資培養(yǎng)方案、科學研究方向，對某些專業(yè)、學科或專題的信息資源進行全面搜集，系統(tǒng)整理，形成專業(yè)學科特色。高職院校圖書館在對文獻信息資源進行深度開發(fā)的基礎上，結合本院校學科的優(yōu)勢和特點，建設有自己專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，發(fā)展自己的品牌，實現(xiàn)資源共享的最大化。附表中有7個院校的圖書館建立了此類數(shù)據(jù)庫，如廣州番禺職業(yè)技術學院圖書館建有“珠寶數(shù)據(jù)庫”，廣州城市職業(yè)學院圖書館建有“汽車專業(yè)特色教輔資源庫”，廣東農工商職業(yè)技術學院圖書館建有“綠色食品數(shù)據(jù)庫”等等，這些數(shù)據(jù)庫都體現(xiàn)了學院的專業(yè)特色，有一定的參考價值。

2.3聲像、視頻等多媒體資源數(shù)據(jù)庫

附表中有2所圖書館建有此類數(shù)據(jù)庫，如廣東交通職業(yè)技術學院的“多媒體視頻點播系統(tǒng)”，廣東嶺南職業(yè)技術學院的“聲像資源”。

3高職院校特色數(shù)據(jù)庫建設滯后的原因

據(jù)悉，廣州幾十所高職院校圖書館大多數(shù)都有網上數(shù)字圖書館，各個館以購買現(xiàn)成數(shù)據(jù)庫資源為主，擁有特色數(shù)據(jù)庫的不多，且資料零散陳舊，缺少系統(tǒng)性，檢索方式也不統(tǒng)一，遠遠不能反映學校教學科研發(fā)展水平，與本科院校有明顯差距。導致高職院校特色數(shù)據(jù)庫建設滯后的原因有以下方面。

3.1重視不夠與經費短缺

高職院校圖書館在考核評估中，主要以生均藏書量作為考核標準，以整合資源以主的特色數(shù)據(jù)庫建設并不能增加藏書量，導致各高職院校積極性不高。

高職院校圖書館建設經費短缺，特色數(shù)據(jù)庫在系統(tǒng)開發(fā)、硬件配置、資料收集上都有較大花費，大多數(shù)高職館主要是依靠常規(guī)經費勉強維護圖書館日常工作。即使學校重視有資金，也只能改善一下相關的館舍環(huán)境及辦館條件，購買一些電子圖書和中文期刊數(shù)據(jù)庫，而要建設特色數(shù)據(jù)庫是遠遠不夠的。

3.2人員素質不高，學術氛圍不濃

特色數(shù)據(jù)庫建設必須有專門的人才隊伍，大多數(shù)高職院校圖書館工作人員總體素質不高，特別是計算機、外語水平不足，相關專業(yè)知識更缺乏，制約了特色數(shù)據(jù)庫的建設。

高職院校的目標是培養(yǎng)技能應用型的人才，一般為大專層次，對學術方面的要求不是太高，因此學校的學術氛圍不濃，讀者對數(shù)字資源的需求利用不高，從而也就影響了院校圖書館建設特色數(shù)據(jù)庫的積極性。

4如何做好高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設工作

4.1全面規(guī)劃，做好充分的準備工作

鐘翠嬌：高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設研究*

鐘翠嬌：高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設研究*

特色數(shù)據(jù)庫的建設需要做好充分的準備工作。首先，做好周密的論證，保證技術先進、合理規(guī)劃。確定學院的重點專業(yè)和讀者需求情況，考察同類其他高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設的現(xiàn)狀和特點，從而確定數(shù)據(jù)庫建設的方向和特色。這種既有學校專業(yè)特色，又結合現(xiàn)有形勢以及網絡特色開發(fā)的數(shù)據(jù)庫，將為廣大師生提供更好的信息服務。

4.2特色數(shù)據(jù)庫建設要規(guī)范化和標準化

特色數(shù)據(jù)庫要使用同一個軟件平臺、統(tǒng)一加工標準。即特色數(shù)據(jù)庫的選擇要按照《中國數(shù)字圖書館標準規(guī)范建設》、《CALIS文獻資源數(shù)字加工與標準》等國際國內相關各種文獻數(shù)據(jù)庫的標準、技術規(guī)程對數(shù)據(jù)進行處理。標準化、規(guī)范化是特色數(shù)據(jù)庫建設的關鍵。

4.3充分利用聯(lián)盟，共建共享特色數(shù)據(jù)庫

建設特色數(shù)據(jù)庫，高職院校可以利用辦學優(yōu)勢與各行業(yè)和相關科研單位緊密聯(lián)系，加大力度收集相關企業(yè)內部會議資料及年度報告等灰色文獻形成聯(lián)盟，走共建共享的道路，從而形成獨有的館藏資源。同時為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的經濟效益，就要實現(xiàn)向社會轉化，建立“特色資源成果轉化公共服務平臺”，向相關企業(yè)開展數(shù)據(jù)庫推廣和利用，建立網絡導航，建立專業(yè)信息指南系統(tǒng)，通過與企業(yè)共建共享數(shù)據(jù)庫，為行業(yè)企業(yè)提供科研服務，拓展圖書館的社會化服務，并獲取經濟效益。

如番禺職業(yè)技術學院圖書館與廣州市漢能信息科技有限公司合作，建立了“珠寶數(shù)據(jù)庫”、“大學生思想道德修養(yǎng)信息數(shù)據(jù)庫”。“珠寶數(shù)據(jù)庫內容包括論文、珠寶圖片、珠寶展影片、企業(yè)管理、珠寶設計與加工、珠寶英語等。該數(shù)據(jù)庫不但能應用于珠寶專業(yè)教學，也可為地方珠寶企業(yè)提供服務。大學生思想道德修養(yǎng)信息數(shù)據(jù)庫下設5個庫：新聞庫、論文庫、音頻庫、圖片庫、電子圖書庫。內容十分豐富，圖文并茂，載體多樣化，經過館藏資源和網絡資源的開發(fā)和整合，這個信息資源特色數(shù)據(jù)庫，可滿足廣大師生及社會讀者的需要，使本館信息數(shù)字化資源得到更有效、方便、快捷的利用，也使圖書館職能、作用得到了更大的發(fā)揮。

4.4做好維護、更新的后期工作

在特色數(shù)據(jù)庫建成后，要及時維護、更新，保證生命力。根據(jù)調查發(fā)現(xiàn)，雖然很多圖書館自建了數(shù)據(jù)庫，但多數(shù)都沒有及時的更新，有些甚至是2004年的數(shù)據(jù)。因此后期要及時更正數(shù)據(jù)庫建設過程中的錯誤，更新數(shù)據(jù)內容，補充新信息，不斷完善其系統(tǒng)功能，保證其時效性。

4.5加強數(shù)據(jù)庫的宣傳

建設特色數(shù)據(jù)庫，目的是為用戶服務，因此，加強數(shù)據(jù)庫建設的宣傳非常重要。很多學院圖書館建設了數(shù)據(jù)庫，但很少為讀者所知，那么這種服務就沒有意義了。比如，在圖書館網站上宣傳，或通過學院主頁進行宣傳，與相關企業(yè)合作對社會進行宣傳等，總之，真正充分利用特色數(shù)據(jù)庫為讀者服務，為學校教學科研服務、為社會服務，實現(xiàn)特色數(shù)據(jù)庫的價值。

參考文獻:

\[1\]孫林山，黃蘭等．高職院校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設思考\[J\].廣東輕工職業(yè)技術學院學報，2005（9）：54-57．

\[2\]張玉輝．高職院校圖書館數(shù)字信息資源建設研究\[J\]．圖書館，2008（1）．

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\[4\]黃艷芬．廣東省高校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設現(xiàn)狀及對策\[J\]．圖書館論壇，2008（2）．

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電子信息資源類型

根據(jù)目前高職院校圖書館的實際情況,所收藏的電子信息資源主要有:電子圖書、電子報刊、各種數(shù)據(jù)庫和網絡信息資源。電子圖書是指各種電子版或光盤版的圖書,如光盤版《四庫全書》、《百科全書》等。許多圖書經數(shù)字化之后被收入電子圖書數(shù)據(jù)庫,如超星電子圖書。另外電子圖書有時也泛指所有電子出版物,包括電子圖書、電子期刊、電子報紙和軟件讀物等。電子期刊是指各種電子版或光盤版的期刊,許多電子期刊也同時被收入電子期刊數(shù)據(jù)庫,如《CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》。數(shù)據(jù)庫包括各館自建或多館聯(lián)合建設的館藏書目數(shù)據(jù)庫、聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫、各種專題數(shù)據(jù)庫以及社會上公司企業(yè)生產的各種數(shù)據(jù)庫產品。網絡信息資源則是計算機網絡上可以利用的各種電子資源的總稱。

高職院校圖書館電子信息資源建設的發(fā)展思路

筆者以我校圖書館為例,介紹高職院校圖書館信息資源建設的發(fā)展思路。

館藏書目數(shù)據(jù)庫的建設應放在最優(yōu)先的位置,它是圖書館自動化、網絡化管理的基礎。建立館藏書目數(shù)據(jù)庫并連接校園網,高職院校師生讀者就可以通過校園局域網檢索圖書館館藏圖書以及查詢個人借閱情況,并可以辦理預約和續(xù)借手續(xù)。館藏書目數(shù)據(jù)庫是由本校圖書館自建,要對圖書館藏書手工輸入書目信息,工作量較大,所用時間較長,因此可以利用有關圖書數(shù)據(jù)提取和轉換。現(xiàn)在出版社都會定期將新出版的圖書書目電郵給圖書館,各圖書館可以將自己所購買的圖書書目信息提取出來,添加到本校圖書館的書目數(shù)據(jù)庫中,或從其他有關書目數(shù)據(jù)庫中下載自己所需的書目數(shù)據(jù)。我校圖書館現(xiàn)已建成23萬冊館藏圖書的書目數(shù)據(jù)庫。

各館可以直接購買現(xiàn)成的電子期刊數(shù)據(jù)庫,中文期刊和論文數(shù)據(jù)庫常見的有《CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》、《維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》、《人大復印資料》、《中國優(yōu)秀博碩士學位論文數(shù)據(jù)庫》、《萬方學位數(shù)據(jù)庫》等;外文期刊常見的有SpringLink英文數(shù)據(jù)庫、EBSCO-ASC外文期刊全文數(shù)據(jù)庫、Elsevier數(shù)據(jù)庫、ProQuest博碩士論文全文數(shù)據(jù)庫等。筆者上網查閱福建交通職業(yè)技術學院、福建信息職業(yè)技術學院、漳州職業(yè)技術學院等3所福建省國家示范性高等職業(yè)院校以及福州職業(yè)技術學院、黎明職業(yè)大學、閩西職業(yè)技術學院、福建商業(yè)高等專科學校等37所省級示范高職院校的圖書館,有90%的高職院校使用《CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》,72%的高職院校使用《萬方學位數(shù)據(jù)庫》,我校圖書館也購買了《CNKI中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》。外文期刊數(shù)據(jù)庫使用較少,這與高職院校學生的外語水平較低有一定關系。本科院校常用的是SpringLink英文數(shù)據(jù)庫。

近年來,許多新出的圖書都配有隨書光盤,包括對本書的作業(yè)解答、視頻講解、例子、圖文資料等等,隨書光盤已經成為圖書的重要組成部分,同時市面上還出現(xiàn)許多光盤版圖書。由于光盤容易損壞,因此圖書館收藏的隨書光盤或光盤版圖書一般不能像紙質圖書那樣借給讀者。為了解決這個問題,我校圖書館將光盤制成壓縮文件,存放在圖書館光盤鏡像數(shù)據(jù)庫中,供讀者從校園網上下載觀看。同時圖書館還配置了一些刻錄機,為師生讀者提供光盤刻錄服務。

由于音視頻文件容量巨大,我校圖書館將其單列出來,建立音視頻數(shù)據(jù)庫。各高職院校都擁有大量與本校專業(yè)相關的特色專業(yè)音視頻教學光盤、教學錄像帶、外語聽力磁帶等。對于音視頻教學光盤,可以將其壓縮成RM、MP3等媒體格式,存放在圖書館音視頻數(shù)據(jù)庫中。對于教學錄像帶、外語聽力磁帶等,需要進行數(shù)字化加工,把模擬信號轉化為數(shù)字信號,并壓縮成RM、MP3等媒體格式放到圖書館音視頻數(shù)據(jù)庫上,以實現(xiàn)教學音視頻資源的共享。我校圖書館購買了一套CanopusDvstorm影視采編設備,已將所有教學錄像帶和四六級外語聽力磁帶等影音資源進行數(shù)字化加工,轉化為RM、MP3等媒體格式,存放在圖書館音視頻數(shù)據(jù)庫中,供老師上課時在教室通過校園網進行視頻點播,配合課堂教學,改變了以往教室要設置錄像機、錄音機、VCD機、DVD機才能滿足教學需要的狀況。同時學生也能在宿舍通過校園網進行視頻點播,豐富了校園生活,得到廣大師生的好評。

教師成果是高職院校教學質量和教學改革成果的重要體現(xiàn)。我校的教師成果主要體現(xiàn)在教師的精品課程建設上,共有1門國家級精品課程、13門省級精品課程、29門院級精品課程。學校高度重視精品課程上網工作,特別為此給圖書館購置了服務器。精品課程建設先是由專業(yè)老師組成精品課程建設團隊進行建設,完成后交由圖書館收入精品課程數(shù)據(jù)庫中,由圖書館負責管理和維護。精品課程是本校重點學科、重點專業(yè)的精華和辦學特色的體現(xiàn),它搜集了該課程的全部資源和內容,如教學大綱、電子教案、教學課件、實驗指導、試題庫、在線模擬試題、多媒體教學視頻等等,是集文字、動畫、音頻、視頻為一體的教學資源,在文件數(shù)量、質量、種類等方面形成一定規(guī)模,大大方便了師生對精品課程資源的研究和利用,是師生最經常訪問的資源,具有很高的利用率。

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關鍵詞：網絡平臺；信息化教育；畢業(yè)論文

畢業(yè)論文是大學本科階段的收官之作，更是體現(xiàn)學生專業(yè)綜合素質和解決實際問題能力的重要途徑。雖然國家加強了對學位論文抄襲作假的處罰力度，但本科畢業(yè)論文依然存在質量普遍不高、創(chuàng)新程度不足等問題。

2012年3月教育部印發(fā)了《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》，指出“以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇”。2015年2月，教育部的2015年教育工作要點中更明確提出“加快推進教育信息化。繼續(xù)加大優(yōu)質數(shù)字教育資源開發(fā)和應用力度”。近幾年備受關注的“互聯(lián)網+”教學模式改革探究則更是離不開互聯(lián)網平臺和信息通信技術。由此可見，推進教育信息化是未來教育創(chuàng)新改革的大趨勢。然而目前對于教育信息化的探討主要集中在各課程的課堂教學和實驗教學環(huán)節(jié)，而應用于綜合性實踐環(huán)節(jié)（如：畢業(yè)論文）的涉及甚少。因此，如能借助網絡平臺，對畢業(yè)論文的各環(huán)節(jié)逐一信息化，實現(xiàn)知識和信息的共享，讓學生有更多個性化針對性的學習空間，勢必能大幅提高畢業(yè)論文質量。本文以化學類專業(yè)畢業(yè)論文為對象，就基于網絡平臺的質量提升模式進行探討。

一、化學類專業(yè)畢業(yè)論文的現(xiàn)狀分析

化學類專業(yè)的畢業(yè)論文過程通常主要包含以下幾個階段：選題、文獻查閱、開題、實驗、論文撰寫。其中，選題目前主要是采取指導老師命題和學生根據(jù)自己興趣選題相結合的雙向選擇模式來確定，而在后續(xù)的文獻查閱、開題報告、實驗設計和論文撰寫則是以學生為核心的執(zhí)行過程。

（一）文獻查閱

文獻查閱是對畢業(yè)課題資料收集的重要一環(huán)，然而由于本科教學大多是以教材為主，因此大部分學生習慣于紙質版教材或期刊，導致對課題相關文獻的收集相對陳舊有限。m然部分專業(yè)開設有文獻檢索的課程，但從多年帶本科畢業(yè)論文的情況看，學生的文獻收集能力依然不足，對文獻數(shù)據(jù)庫的了解亦不夠充分。

（二）開題

開題是以對文獻的充分理解和總結歸納為基礎的，只有通過對文獻的歸納總結，才能全面了解課題當前的發(fā)展狀況和趨勢，從而提出新穎合理的設計路線。但由于很多高品質的化學文獻多在SCI收錄的英文期刊上發(fā)表，因此不少高校在畢業(yè)論文過程中，對外文文獻的閱讀翻譯提出了明確要求。然而，很多化學專業(yè)詞匯和試劑名稱在常規(guī)的詞典或翻譯軟件中卻根本查找不到。因此，這也無形提高了學生在開題過程中閱讀理解文獻的難度。

（三）實驗設計

在經過對文獻的收集和分析總結后，學生針對畢業(yè)選題提出實驗方案，并經與指導教師討論確認后進入實質性的操作階段。在執(zhí)行過程中，首先學生需要了解所接觸試劑的理化性質及防護措施。其次，在經過初步探索后，需要系統(tǒng)的確定實驗方案的研究內容（如：反應的影響因素，各因素對產品的影響權重大小等）。最后提出對該選題所得產品或實驗結果的評價方法。

然而，本科生從教材上獲取的知識原理雖然具有一定的通用性，但實驗的操作經驗卻相對有限，難以針對具體的問題提出有效的解決方案。此外，本科生對實驗的設計通常也比較隨意，系統(tǒng)性不足。因此，往往在后期論文撰寫的過程中，發(fā)現(xiàn)實驗設計存在缺陷，從而導致論證的依據(jù)不足。

（四）論文撰寫

實驗完成后，學生在論文撰寫過程中，首先要對現(xiàn)有文獻進行綜述，然后對合成路線或實驗原理進行展現(xiàn)，最后對實驗數(shù)據(jù)或譜圖進行處理分析得出結論。但多年帶畢業(yè)論文的情況顯示，學生普遍存在因文獻引用編輯不當，導致修改時工作量巨大，合成路線和實驗原理展示不清，譜圖對比不規(guī)范、數(shù)據(jù)分析無法精確到位、以及論文編輯排版格式較混亂等問題。

二、基于網絡平臺提升畢業(yè)論文質量的對策

在當今移動網絡無處不在的時代，網絡平臺具備學習時間靈活、學習終端多樣化、不受地域限制、且能滿足個性化學習需求等特點。因此，針對上述化學類畢業(yè)論文各環(huán)節(jié)存在的問題，充分發(fā)揮網絡平臺優(yōu)勢，勢必能有效提高畢業(yè)論文的質量水平。

（一）導航平臺

針對本科生對化學文獻數(shù)據(jù)庫了解不足、化學專業(yè)詞匯和試劑名稱翻譯理解困難、實驗試劑理化性質及防護措施掌握不夠深入、譜圖分析困難等問題，建立了網絡導航平臺，并將導航平臺分為化學文獻、化學翻譯、化學試劑、譜圖數(shù)據(jù)庫等板塊分別與之相對應。而對于化學文獻則更進一步細分為期刊論文、學位論文、專利、標準、書籍等文獻數(shù)據(jù)庫便于學生分類檢索文獻；化學翻譯則提供如較學術權威的CNKI翻譯助手及其它廣泛使用的在線翻譯網站（如：Google翻譯、有道詞典等）以助于學生正確理解外文文獻；在化學試劑板塊則提供了綜合性化學試劑網站ChemicalBook（可查閱各試劑的理化特性、風險性、安全性等數(shù)據(jù)）和國內外的主要化學試劑供應商（如：Alfa Aesar、國藥集團）等資源；譜圖數(shù)據(jù)庫則根據(jù)譜圖類型細分為紅外光譜、核磁譜圖、質譜、拉曼光譜、光電子能譜等以供學生將測試結果與標準譜圖進行對比分析。

（二）應用平臺

針對畢業(yè)論文撰寫過程中存在的問題，基于應用平臺CAppChem主要建立了結構式繪制、文字處理、數(shù)據(jù)處理、譜圖分析等核心板塊。結構式繪制板塊主要提供了合成路線的繪制方法、如何繪制實驗裝置圖、如何為結構式填充顏色或添加發(fā)光效果、以及分子三維模型的建立等，以滿足展示合成路線或實驗原理的需求。文字處理板塊則主要提供了EndNote文獻管理和引用方法、目錄自動生成更新、頁眉頁腳制作、重復表頭設置、審閱修改等，讓學生能更美觀高效地完成畢業(yè)論文的修改和撰寫工作。數(shù)據(jù)處理除提供Origin坐標、標簽、圖層、圖例控制及數(shù)據(jù)導入等繪圖基礎外，還提供了散點圖、柱形圖、三元相圖、三維柱形圖等常用圖形的繪制方法，以及線性擬合求解臨界膠束濃度（CMC）、粘度法測定聚合物分子量、峰面積積分計算等應用實例，讓學生能根據(jù)自己的實際需求，解決所遇到的問題。譜圖分析則主要提供了紅外譜圖、核磁譜圖等軟件的使用教程。

此外，還設立了論文翻譯、資料下載、軟件動態(tài)、留言板等板塊來輔助核心板塊和導航平臺，以滿足學生的個性化要求和進一步深入學習的需求。另外，為便于學生學習分享交流，網絡平臺的各頁面均支持微博等移動客戶端分享。

三、基于網絡平臺的運用效果

網絡平臺上線運行至今，共為3屆本科生的畢業(yè)論文環(huán)節(jié)提供了網絡支持。學生在本科畢業(yè)論文過程中所遇到的大部分問題均能通過在網絡平臺學習后獨立解決，同時通過學生留言也更深入地了解了學生所遇到的各種問題，從而促進了網站平臺內容的更新豐富。

目前該網絡平臺的總訪問量已超140萬，獨立訪客數(shù)超90萬。2015.7.1-2016.6.30的網站統(tǒng)計數(shù)據(jù)（見圖1）顯示，每年的3-5月是網站流量的高峰期，平均日獨立訪客數(shù)維持在2 300左右，高出其他月份（寒暑假除外）平均日獨立訪客數(shù)40%。當6月本科畢業(yè)論文答辯完成后，日立訪客數(shù)逐漸回落至之前的平均水平（約1 600）。其充分說明網絡平臺在畢業(yè)論文期間（每年3-5月），吸引了大量的學生來自主學習，對畢業(yè)論文環(huán)節(jié)起到了顯著的支撐作用。

此外，獨立訪客的地區(qū)分布統(tǒng)計數(shù)據(jù)（見圖2）顯示訪客來自全國32個省市自治區(qū)，其中北京、江蘇、上海、廣東、湖北五個省（直轄市）的訪客最多，約占網絡平臺總訪客量的45%，體現(xiàn)出了網絡平臺學習不受地域限制，覆蓋面廣的特點；同時也反映出了在高校密集度較高的地區(qū)，網絡平臺的應用需求更大。

根據(jù)學生的反饋信息和近兩年收集的畢業(yè)論文數(shù)據(jù)來看，該網絡平臺的應用對學生在畢業(yè)論文環(huán)節(jié)獨立解決問題的能力有顯著提高，對畢業(yè)論文在實驗設計的合理性、論文的規(guī)范程度、圖表和數(shù)據(jù)的分析深度以及文獻管理等幾個方面的完成質量亦有明顯改善。實踐證明，基于網絡平臺的化學類專業(yè)畢業(yè)論文質量提升是一種十分有意義的嘗試和探究。而隨著網絡和通信技術的不斷發(fā)展，以及國家對教育信息化的戰(zhàn)略支持，構建基于網絡平臺的教學體系正成為新趨勢。結合特定教學環(huán)節(jié)或課程自身的教學特點，有針對性地建設網絡平臺，不僅能提高教學質量水平，也能滿足學生自主個性化的學習需求，更能打破地域的限制，實現(xiàn)教育資源的共享和教育的均衡化發(fā)展。

參考文獻：

篇(4)

英文名稱：Bulletin of Botanical Research

主管單位：中華人民共和國教育部

主辦單位：東北林業(yè)大學

出版周期：雙月刊

出版地址：黑龍江省哈爾濱市

語

種：中文

開

本：大16開

國際刊號：1673-5102

國內刊號：23-1480/S

郵發(fā)代號：14-77

發(fā)行范圍：國內外統(tǒng)一發(fā)行

創(chuàng)刊時間：1959

期刊收錄：

CBST 科學技術文獻速報(日)(2009)

Pж(AJ) 文摘雜志(俄)(2009)

中國科學引文數(shù)據(jù)庫(CSCD―2008)

核心期刊：

中文核心期刊(2008)

中文核心期刊(2004)

中文核心期刊(2000)

中文核心期刊(1996)

中文核心期刊(1992)

期刊榮譽：

聯(lián)系方式

期刊簡介

篇(5)

[關鍵詞]教學研究；信息檢索課程；研究生培養(yǎng)

[中圖分類號]G642

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）21-0095-02

一、信息檢索課程的教學現(xiàn)狀

信息檢索課程是提高學生信息素養(yǎng)的重要課程，旨在培養(yǎng)學生獲取信息、整合信息，并最終有效地應用于科學研究工作的能力。目前很多高校將其作為一門通識課程，面向所有專業(yè)或層次的學生共同開設，內容的重點在于介紹各種文獻數(shù)據(jù)庫的操作和使用。此種教學模式存在如下問題。

首先，不同層次的學生的需求不同，例如本科生和研究生的接受能力和培養(yǎng)要求迥異；即使對同一層次的本科或者研究生，在不同年級也有區(qū)別。例如低年級本科生主要學習如何利用圖書館檢索館藏文獻，而高年級本科生可能就有了科研立項的需求，要進行更多針對項目的文獻檢索。因此不區(qū)分學習層次和學習階段的文獻檢索課程教學很難為學生的實際需求提供幫助。

其次，由于不同專業(yè)的學生所學內容存在巨大差別，特別是近年來各學科領域的專業(yè)知識和結構越來越細化，遑論文理學科的本質區(qū)別，即使在同一個二級學科門類的各專業(yè)之間的跨度也比較大。例如在計算機在計算機應用技術二級學科下，“計算機輔助設計一制造”專業(yè)和“數(shù)據(jù)庫技術”兩個專業(yè)方向就存在較大差異。因此介紹通用數(shù)據(jù)庫的檢索知識和方法顯然不能適用不同專業(yè)學生的學習需求。

鑒于現(xiàn)有的信息檢索課程設置大多存在與專業(yè)領域脫節(jié)的現(xiàn)象，有學者提出基于項目的文獻檢索課程教學改革，這種教學方法與專業(yè)領域結合相對緊密。然而，由于上述方法面向的對象群體是大學本科學生，與研究生的培養(yǎng)目標存在較大差異。研究生的主要任務是從事科學研究活動，要求其具備較強的文獻檢索能力，保證其在充分了解學科現(xiàn)狀的前提下進行創(chuàng)新性研究。因此仍然有必要針對研究生的信息檢索課程設計新的教學方法。

二、面向專業(yè)領域的信息檢索課程教學

為了適應專業(yè)領域的研究生信息檢索的需求，本文將其專業(yè)學習分為入門、研究、論文撰寫三個階段，并為每個階段針對性地設計信息檢索課程的相應教學方案。

（一）入門階段的信息檢索

在入門階段，學生開始接觸專業(yè)知識，需要形成本領域概括性的認識，因此本階段信息檢索工作的主要任務是查找本領域方向的綜述性文獻。

該階段可以利用圖書館的綜合性數(shù)據(jù)庫進行檢索。對于文科學生，大多使用中文數(shù)據(jù)庫，例如維普、萬方、知網、CNKI等期刊網。對于理工科學生，則更應強調跟蹤國際研究。一種途徑是使用美國的Web of Science、EBSCOhost、PQDD，荷蘭的Elsevier Science Direct、德國的Springer等數(shù)據(jù)庫，以及各專業(yè)學科的數(shù)據(jù)庫，例如計算機專業(yè)的ACM Digital Library和IEEEXplore等數(shù)據(jù)庫作為檢索入口，再從中查找本領域的相關期刊。另外一種途徑是直接訪問專業(yè)期刊的所在網站，例如計算機專業(yè)的TKDE，計算機學報，軟件學報等網站，物理專業(yè)的Science，Nature，Physics Review Letters等網站，這就要求教師熟知并為學生事先推薦本專業(yè)的知名期刊。

在進入相應的期刊人口后，建議學生通過本領域的專業(yè)詞匯結合綜述類詞匯進行檢索。綜合類詞匯包括綜述、概述、研究進展、前沿等等，英文的review，survey，comparative study等等。下圖1列舉了計算機學科的軟件學報中的部分綜述論文。

在獲取綜述論文后，一方面學生可以進行深入研讀，另外一方面教師還應該鼓勵學生進行文獻的擴展檢索，即從綜述的正文介紹及參考文獻中選擇與自己研究方向密切相關的部分進行擴展閱讀，這樣才能最大限度地獲取更多的知識。

（二）研究階段的信息檢索

在研究階段，學生需要了解和掌握學術前沿動態(tài)，為后續(xù)的研究實踐和論文撰寫工作打下基礎，因此本階段信息檢索工作的主要任務是查找本領域方向的最新文獻。

盡管常用的中外文數(shù)據(jù)庫和聯(lián)機檢索平臺可以提供針對某個學科的論文集或者期刊的檢索，但通過這種方式檢索得到的結果往往過于寬泛，很難定位到具體的研究方向，學生仍然需要投入大量的時間精力去分類篩選。本文提出根據(jù)會議分組討論進行檢索的方法，該方法對計算機類學科尤其適用。其原因在于這些學科發(fā)展迅猛，最新的研究成果往往在會議上進行報告，因此跟蹤進展的最好方法就是查看本領域的最新會議。

首先為學生制定其所在專業(yè)的權威會議列表，以計算機專業(yè)為例，其下屬的各學科門類都有公認的頂級會議列表（可參見中國計算機學會的推薦會議列表）。例如數(shù)據(jù)庫領域有SIG.MOD，VLDB，ICDE，數(shù)據(jù)挖掘領域有KDD，ICDM，自然語言處理領域有ACL，EMNLP等會議。得到會議列表后，通過百度或Google輸入會議名稱和年份，能夠找到該會議當年的主頁，包括征文信息、會議組織、注冊信息等等。由于一個會議里面仍然包含眾多子領域，例如自然語言處理就包括機器翻譯、解析、問答系統(tǒng)等方向，仍然不太適合作為文獻研讀的具體對象，需要進一步的篩選。

通常，會議主頁的程序（Program）選項中包含該會議的大會和分組報告詳細信息。下圖2列舉了2015年度KDD會議的程序及分組報告信息。

從圖2可知，分組報告的信息比較適合作為具體研究方向論文的選擇對象。例如圖中包含主題模型、交互學習、社會化和圖數(shù)據(jù)等子方向。這些信息與具體的研究領域緊密相關，學生只需要點開相應的鏈接，就可以看到具體的文獻列表，從中挑選出自己感興趣的論文進行研讀。

（三）論文撰寫階段的信息檢索

在論文撰寫階段，學生的主要任務是形成對領域較為系統(tǒng)和完整的認識，為開題報告或者畢業(yè)論文的撰寫做好準備，相應地，本階段信息檢索工作需要查找本領域方向較為全面的文獻資料。

本文建議該階段以小組為單位開設研討課。要求研究方向相同或者接近的學生查閱本領域內經典的以及最新的中英文文獻，并將其概要形成總結PPT文件，在組內進行講解和探討。一方面遴選出最相關的核心文獻，另一方面也可以在組員之間互為補充，避免重要文獻有所遺漏。在討論的時候，教師要注意引導同學不僅要對文章的主要內容進行概括，如文章的背景、創(chuàng)新性、技術路線，以及實驗結果等，更重要的是討論該文可能存在的潛在問題或局限，以便找到改進或者突破的思路。

上述教學方式，跟學生的專業(yè)研究任務關聯(lián)較為緊密，避免了因為泛化教育而導致的學習興趣不高。通過設立討論環(huán)節(jié)，有助于形成啟發(fā)式的氛圍，從而促進新設想或者idea的形成。在提高學生文獻檢索能力的同時，為課題研究工作奠定堅實的基礎。但該種教學方式也對教師提出了更高的要求。目前很多高校將信息檢索課程作為通識課程，由公共或者基礎課部的教師任教，相對缺乏本領域的專門知識，在教學時容易停留在淺層和寬泛的知識傳授上，與專業(yè)結合不夠緊密，因此建議由本專業(yè)的教師承擔該門課程的教學任務。

篇(6)

針對學生的畢業(yè)意向及興趣選題后,帶教老師首先給實習生闡明選題的重要性,免得出現(xiàn)有些同學經過半年的實習畢業(yè)后才“恍然大悟”覺得自己選錯題了,或者覺得糊里糊涂收獲甚微。學生選好研究課題后首先要熟悉研究素材,對自己將要參與實施的研究課題有個清晰的整體的把握,可以預知研究過程結束后會得到一個什么樣的結果,并對預期的研究結果做出評價和分析,對實驗過程中可能出現(xiàn)的偏差有所預知和了解,這樣不僅可以縮短學生從選擇課題到進入研究狀態(tài)的時間,也可以避免由于對研究思路不明徒走彎路。

2培養(yǎng)實習生調研文獻的能力

選好研究課題后,實習生組織調研文獻的能力融匯貫穿于整個實習過程中,包括對實驗結果的預知評價和分析過程以及研究課題的實施過程中。調研文獻的能力不僅影響學生對實驗材料的準備,更是關系到實習生實驗過程中遇到問題時解決問題的能力。調研文獻不僅僅包括狹義上的各種期刊數(shù)據(jù)庫中的期刊文獻,還包括各種相關的教材或工具書的查閱,工具書如藥理實驗方法學、各類藥物化學相關教材等。數(shù)據(jù)庫文獻資料如CA數(shù)據(jù)庫、Elsevier數(shù)據(jù)庫、ACS數(shù)據(jù)庫等,以及比較簡單的中文數(shù)據(jù)庫CNKI、VIP、萬方等數(shù)據(jù)庫等。帶教老師應給實習生介紹上述常用數(shù)據(jù)庫的在線查閱方法,增強實習生查閱資料的能力,同時培養(yǎng)實習生實驗材料準備能力和遇到問題時查閱資料解決問題的能力。

3培養(yǎng)實習生實驗操作能力

上述的各項準備工作做好后,實習生已經對自己的研究課題有了比較清晰完整的全局認識和把握,這時就可以有條不紊的進入實驗實施階段。對于藥物化學等化學相關學科的實驗研究,在學生進入試驗室做實驗之前,很關鍵也是很有必要的一點就是帶教老師首先對學生進行安全意識的強化,這是畢業(yè)生順利完成實習并培養(yǎng)各項綜合實驗操作能力的前提。實驗操作能力的提高是一個實踐的過程,非一日之功,需要實習生在實驗過程中細心觀察,勤加思考,善于總結。帶教老師可以把自己多年的試驗或科研經驗傳授給學生,對學生動手操作進行適當引導,使他們明白試驗操作的要點以及注意事項,然后讓學生獨立操作,在實踐中增強試驗操作技能。

4培養(yǎng)實習生處理試驗數(shù)據(jù)并歸納整理成論文的能力

課題研究的試驗研究部分完成后,將試驗所得數(shù)據(jù)進行處理分析并歸納結果得出結論也顯得非常重要,這是整個實習階段的收尾工作,優(yōu)秀的畢業(yè)實習生必須是善始善終的,這一點做科研的人應該深有體會,有的人試驗做的很好,可惜整理結果的能力差,或者說文字處理能力差,這會直接影響研究論文的質量和發(fā)表,本科畢業(yè)實習生一般對撰寫論文方面的要求很少,畢業(yè)實習論文的寫作質量也會直接影響實習生整階段的實習成績。盡早培養(yǎng)處理數(shù)據(jù)和歸納整理研究結果的素質和能力對本科生進一步深造從事科研工作等方面都大有裨益。在處理試驗數(shù)據(jù)的過程中有可能會有一些化學軟件或者其他數(shù)據(jù)處理軟件的應用,例如,SPSS、EXCEL、MATLAB、Origin等軟件的使用。

5結語

篇(7)

（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質材料檔案為主

檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業(yè)論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）任務下達書、本科畢業(yè)論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）指導教師評分表、本科畢業(yè)論文（設計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績標準、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）質量評估標準、本科畢業(yè)論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低

高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質到數(shù)字化

首先，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉變。二級學院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數(shù)字化的轉變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當前先進的數(shù)字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數(shù)字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業(yè)論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經費，也節(jié)約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯(lián)網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數(shù)字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學校數(shù)據(jù)庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規(guī)范化建設

二級學院檔案室加強檔案管理規(guī)范化建設，加速培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業(yè)基礎之上的。他們既應該具有專業(yè)的檔案學知識，也應該掌握現(xiàn)代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規(guī)范化建設才能成為可能。