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篇(1)

關(guān)鍵詞：圖書 檔案 一體化管理

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)于信息資源的需求發(fā)生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無(wú)空間、時(shí)間、地域、借閱限制的多元化信息服務(wù)，內(nèi)容新穎、類型完整多樣、來(lái)源廣泛的信息。信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化正在成為這個(gè)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準(zhǔn)確地為讀者提供高效的服務(wù)， 進(jìn)行信息資源整合、實(shí)現(xiàn)信息資源共享迫在眉睫。

1 圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 圖書檔案一體化管理是時(shí)展的產(chǎn)物

每個(gè)圖書館、檔案館的館藏建設(shè)各有差異，側(cè)重點(diǎn)不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側(cè)重單一專業(yè)的圖書資源，有的面對(duì)所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時(shí)間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側(cè)重與局限性的最好辦法就是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來(lái)彌補(bǔ)自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設(shè)已經(jīng)不能滿足讀者對(duì)于信息多樣化與深層次需求，這種現(xiàn)狀使得圖書館和檔案館面臨一個(gè)新的挑戰(zhàn)，必須尋找到一個(gè)新的方法實(shí)現(xiàn)圖書館、檔案館的持續(xù)發(fā)展，滿足讀者在新時(shí)代背景下對(duì)于資源的需求。圖書館、檔案館的網(wǎng)絡(luò)化資源共享平臺(tái)無(wú)疑是最好的選擇。構(gòu)建圖書檔案的一體化網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)與互聯(lián)網(wǎng)對(duì)接的平臺(tái)，快速進(jìn)入信息高速公路，打通信息交叉服務(wù)的隧道，才能實(shí)現(xiàn)信息資源全球共享，加快信息現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。

1.2 圖書、檔案實(shí)行一體化管理是信息管理一元化的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，學(xué)科間相互交叉、相互滲透，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，形成了一個(gè)巨大的信息資源庫(kù)和信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為信息資源的交流和共享提供了發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。信息管理一體化的整體優(yōu)勢(shì)凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會(huì)發(fā)揮更大優(yōu)勢(shì)，提高資源利用率，是學(xué)科整合的需要，通過一體化管理實(shí)現(xiàn)資源共享也是圖書館事業(yè)和檔案事業(yè)自身的發(fā)展需求。圖書館和檔案館館藏的特點(diǎn)各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無(wú)法將滿足信息時(shí)代讀者對(duì)信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實(shí)現(xiàn)一體化，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源信息共享，才能滿足當(dāng)今相互滲透和交叉極為頻繁的學(xué)科要求，才能滿足社會(huì)進(jìn)步和科學(xué)發(fā)展對(duì)圖書檔案管理的要求。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)急速發(fā)展的大環(huán)境下，圖書檔案一體化管理給學(xué)科和信息提供了一個(gè)交叉整合的平臺(tái)。

2 制約圖書檔案管理一體化的因素

2.1 管理體制相對(duì)落后，不統(tǒng)一

我國(guó)現(xiàn)行的圖書、檔案系統(tǒng)雖同出一源，但現(xiàn)在卻分屬于不同的系統(tǒng)，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯(lián)系溝通協(xié)作，形成了獨(dú)門獨(dú)院的現(xiàn)象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實(shí)施和資源共享的實(shí)現(xiàn)。這種管理體制也使得檔案圖書系統(tǒng)難以進(jìn)行交流和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在這種無(wú)交流的情況下各自進(jìn)行著自我建設(shè)，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)和信息大量重復(fù)，造成資源配置不合理，人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)信息資源的有效發(fā)展和合理利用，不符合科學(xué)發(fā)展的理念。

2.2 綜合性人才匱乏

圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊(duì)伍的支持，它的實(shí)現(xiàn)需要一批具有新型知識(shí)結(jié)構(gòu)、掌握多學(xué)科知識(shí)、熟悉各領(lǐng)域發(fā)展的高素質(zhì)綜合性專業(yè)人員隊(duì)伍。但實(shí)際上，由于現(xiàn)有人才培養(yǎng)模式，真正精通圖書管理學(xué)、檔案管理學(xué)理論和實(shí)踐技能的人并不多，在實(shí)踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴(yán)重制約了圖書管理一體化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，影響了信息資源管理水平。

2.3 信息基礎(chǔ)設(shè)施不健全

信息基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)施圖書、檔案管理一體化必須構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校的信息基礎(chǔ)設(shè)施已初具規(guī)模，但圖書館、檔案部門的信息設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，特別是檔案管理機(jī)構(gòu)，多是微型計(jì)算機(jī)單機(jī)操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時(shí)，校園網(wǎng)絡(luò)帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務(wù)對(duì)象僅限于全校師生，利用率相對(duì)較低，造成了信息資源的浪費(fèi)，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內(nèi)容和來(lái)源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內(nèi)容比較專指、明確，保存形式是紙質(zhì)版，導(dǎo)致對(duì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的存取要求不同，尚需開發(fā)專門的信息管理系統(tǒng)。

3 建立圖書檔案一體化管理的具體實(shí)施步驟

通過制定相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和規(guī)范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)檔案圖書一體化建設(shè)的保障和指導(dǎo)作用。建立圖書、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進(jìn)行。同時(shí)，相關(guān)管理部門應(yīng)該對(duì)于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統(tǒng)籌的必然性有一個(gè)宏觀全面的意識(shí)；對(duì)于圖書檔案一體化管理的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)清晰的發(fā)展藍(lán)圖，轉(zhuǎn)變消極態(tài)度，只有在充分認(rèn)識(shí)到一體化管理的必要性時(shí)，圖書檔案一體化管理才能出現(xiàn)成效，才能有發(fā)展空間，才能推動(dòng)體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強(qiáng)圖書、檔案管理方面人才的培養(yǎng)，另外，也要對(duì)現(xiàn)已在職的圖書、檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，促使他們掌握?qǐng)D書、檔案一體化管理方面的理論和實(shí)踐知識(shí)，更好的落實(shí)一體化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李麗君.高校圖書、檔案一體化建設(shè)與資源共享[J].蘭臺(tái)世界，2006（6）.

[2] 江福蘭.高校圖書檔案一體化管理探析[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007（17）.

[3] 關(guān)曉春.淺談圖書檔案一體化管理[J].黑龍江科技信息，2012（13）.

篇(2)

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點(diǎn)，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無(wú)論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，做到即輸進(jìn)庫(kù)?；诙咧g的關(guān)系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進(jìn)行信息交流和貯存的一種工具，有其相對(duì)穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識(shí)、知識(shí)內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運(yùn)動(dòng)的。文件從其形成后的運(yùn)轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個(gè)完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段、永久保存階段。通常后兩個(gè)階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個(gè)階段的文件，其特點(diǎn)是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說在一段時(shí)間內(nèi)，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價(jià)值；2保密性較強(qiáng)，處于封閉狀態(tài)；3文件對(duì)形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門文件只有一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值；5具有永久保存價(jià)值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，機(jī)構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)?！拔臋n一體化管理”工作模式隨著新機(jī)構(gòu)的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個(gè)程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均由文檔管理專職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，通過競(jìng)聘考核聘用了經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專職來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。文檔管理專職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)文書管理與檔案管理的特點(diǎn)，從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來(lái)制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時(shí)充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對(duì)歸檔文件進(jìn)行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個(gè)工作流程很好地整合起來(lái)完成。文檔管理專職對(duì)文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，更不會(huì)再像以往那樣出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化的條件下，實(shí)行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費(fèi)。

目前企業(yè)文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規(guī)范。作為企業(yè)文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，對(duì)信息化管理要求越來(lái)越高，這項(xiàng)工作對(duì)我們來(lái)說，任重而道遠(yuǎn)。

篇(3)

關(guān)鍵詞：圖書、情報(bào)、檔案;一體化管理

1.前言

圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理于20世紀(jì)50年代首先由國(guó)外的優(yōu)秀學(xué)者提出，并于70年代傳入我國(guó)，迅速得到專家學(xué)者的重視和研究。圖書、情報(bào)、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務(wù)模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術(shù)和信息技術(shù)為圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報(bào)和檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展水平提供了契機(jī)。

2.圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性

2.1三者一體化管理的必然性

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和精神文化的發(fā)展標(biāo)志著新時(shí)代的進(jìn)步，隨著生活水平和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得信息用戶對(duì)使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，使用用戶對(duì)繁瑣、復(fù)雜、單一的信息應(yīng)用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動(dòng)態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競(jìng)爭(zhēng)的主體力量。高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理結(jié)束了多重單一管理的復(fù)雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動(dòng)態(tài)的、便捷的服務(wù)信息;另外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的推進(jìn)，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時(shí)間自由、信息量廣的搜集平臺(tái)，可見，圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理是時(shí)展的必然要求和結(jié)果。

2.2三者一體化管理的可行性

首先，就目前的圖書館管理模式調(diào)查來(lái)看，一般將圖書、情報(bào)和檔案分開進(jìn)行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營(yíng)，互不干預(yù)，自行購(gòu)買管理設(shè)備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費(fèi)投入中消耗過高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報(bào)和檔案具有想通的本質(zhì)意義，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調(diào)結(jié)合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學(xué)、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對(duì)信息資源的搜集、整理和服務(wù)，保證信息的高質(zhì)量、高效率、高動(dòng)態(tài)地服務(wù)用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財(cái)力等方面提出優(yōu)化的使用結(jié)構(gòu)，避免分散管理所造成的一些資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)保障基礎(chǔ)。

3.高校構(gòu)建圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念

實(shí)現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認(rèn)識(shí)到圖書、情報(bào)和檔案統(tǒng)計(jì)管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認(rèn)識(shí)到在長(zhǎng)期工作中所養(yǎng)成的不良習(xí)慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉(zhuǎn)變管理思維，在圖書、情報(bào)和檔案管理工作中樹立遠(yuǎn)矚性、主動(dòng)性和科學(xué)性的觀念，認(rèn)識(shí)到三者一體化管理所產(chǎn)生的價(jià)值。將圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設(shè)性戰(zhàn)略目標(biāo)，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻(xiàn)的共享措施，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實(shí)到高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的實(shí)踐工作中。

3.2加快高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，從而為高校圖書、情報(bào)和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)持的設(shè)備基礎(chǔ)，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程，這就需要高校積極投入到信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中。高校圖書、情報(bào)和檔案信息含量大，且處于動(dòng)態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為后臺(tái)支撐，從而借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。據(jù)調(diào)查，我國(guó)高校圖書館在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上已初具規(guī)模，但是在設(shè)施建設(shè)的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進(jìn)程。針對(duì)此現(xiàn)象，高校還應(yīng)不斷地為信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機(jī)會(huì)，為圖書、情報(bào)和檔案一體化管理提供物質(zhì)保障。

3.3優(yōu)化文獻(xiàn)資源的配置

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源平臺(tái)的載入，在高校的圖書、情報(bào)和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報(bào)與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡(luò)信息打破了傳統(tǒng)的時(shí)間限制和空間局限性，應(yīng)積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡(luò)圖書、情報(bào)和檔案信息資源，針對(duì)傳統(tǒng)文獻(xiàn)資源的管理模式，進(jìn)一步優(yōu)化文獻(xiàn)信息的配置和使用效能。

3.4培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才

傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識(shí)技能，但是隨著高校圖書建設(shè)和現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，對(duì)圖書、情報(bào)和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報(bào)和檔案管理體系中的基礎(chǔ)保障，扎實(shí)的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語(yǔ)能力是復(fù)合型圖書工作者的重點(diǎn)要求，此外，對(duì)圖書、情報(bào)和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實(shí)現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。

總之，高校圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，制定科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，有條理、有計(jì)劃地推進(jìn)高校圖書、情報(bào)和檔案進(jìn)程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎(chǔ)上，結(jié)合本校特色，最終實(shí)現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學(xué)圖書館館員）

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳潔.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書情報(bào)一體化管理模式的構(gòu)建[J].新課程（教研版），2012，（2）：96-97.

[2] 王永輝. 整合圖書情報(bào)檔案資源 實(shí)現(xiàn)信息一體化管理[J].吉林農(nóng)業(yè)，2010，（13）：46-47.

篇(4)

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理；文檔；一體化；建設(shè)；質(zhì)量管理

引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯(lián)系。應(yīng)時(shí)展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設(shè)，不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性，同時(shí)也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實(shí)意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā)，和互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng)，這樣將實(shí)現(xiàn)對(duì)公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件形成過程；從注重分散的個(gè)別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究?jī)r(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng)，挑選出反映其主要工作活動(dòng)的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量，這對(duì)信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國(guó)內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時(shí)的問題

首先，缺乏原稿文件，編號(hào)不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時(shí)卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領(lǐng)導(dǎo)的重要批示無(wú)從顯現(xiàn)；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復(fù)印存檔的情況下進(jìn)行存檔，這就導(dǎo)致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實(shí)施檔案管理的過程中，多數(shù)實(shí)施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門、抄送單位、發(fā)放時(shí)間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進(jìn)行案卷標(biāo)題確定的難度。

最后，應(yīng)用了錯(cuò)誤文種，辦理程序缺乏規(guī)范性。在應(yīng)用文種時(shí)經(jīng)常發(fā)生“意見”和“決定”不區(qū)分情況，同時(shí)“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴(yán)重，這就降低了文種應(yīng)用的規(guī)范性，給公文受理單位的辦公帶來(lái)了阻礙，降低了工作的實(shí)際作用。另外，在公文辦理中，也將長(zhǎng)出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象，很多單位都存在越級(jí)行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象，這位后續(xù)的檔案管理帶來(lái)了負(fù)面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對(duì)策

首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。①實(shí)施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒有精力對(duì)綜合檔案室進(jìn)行定點(diǎn)檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內(nèi)會(huì)遺留大量沒有利用價(jià)值的文件；所以，可以運(yùn)用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質(zhì)量對(duì)之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響，進(jìn)而也會(huì)對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量，要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側(cè)裝訂的排版形式；認(rèn)真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況，是否與審批權(quán)限相符，公文標(biāo)題、主送單位及抄送單位的準(zhǔn)確性，落款、日期等；在書寫公文時(shí)要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長(zhǎng)期保存的效果。另外，要科學(xué)選擇文種，做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢(shì)，但是電子文件收到文件形式、儲(chǔ)存條件等影響，一定要做好文件儲(chǔ)存介質(zhì)的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識(shí)，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質(zhì)量管理意識(shí)，通過推行個(gè)人責(zé)任制的方式，提高全過程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè)，所以要調(diào)整基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，建立健全規(guī)章制度。因此要建立專業(yè)部門同意處理文書、檔案管理問題，對(duì)文書及檔案整理、收集工作的銜接進(jìn)行監(jiān)督，為文檔管理部門提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓(xùn)工作，為其提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高員工的綜合專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善文檔提提化管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度，嚴(yán)格落實(shí)公文新聞規(guī)定，嚴(yán)格審核公文減法制度，確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強(qiáng)文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作，積極的選購(gòu)性能、品質(zhì)過關(guān)的設(shè)備與工具，通過培訓(xùn)提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時(shí)不可或缺的環(huán)節(jié)，同時(shí)文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時(shí)為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應(yīng)交由文秘人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，并基于立卷原則和方法實(shí)施文書立卷，讓文件立卷常態(tài)化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然選擇。因此，企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設(shè)工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張思盈.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（05）

篇(5)

1.1 檔案管理的概念

檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜的工作，分為多個(gè)步驟和層次，首先要按類別對(duì)文件進(jìn)行分類，然后對(duì)每一個(gè)類別的文件的重要性進(jìn)行調(diào)整，然后對(duì)檔案的基本信息進(jìn)行整理和總結(jié)，最后把檔案歸檔到各個(gè)區(qū)域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項(xiàng)管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動(dòng)，但目標(biāo)是使企業(yè)更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，具有一定的服務(wù)性。文件的形成、傳遞、處理、管理和檔案的收集、整理、標(biāo)識(shí)、保管和使用環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理。這就需要建立統(tǒng)一的文檔管理機(jī)制，使檔案管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，整合管理。還需要將公文這一文檔實(shí)體從生成、流轉(zhuǎn)，歸檔到?N毀或永久保存的整個(gè)過程進(jìn)行全面一體化管理。文件整合理論的形成經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。

1.2 文檔一體化計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)狀

檔案管理體制逐步完善，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會(huì)的需求，差距主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）基層檔案管理不平衡。文件管理系統(tǒng)不完善。管理機(jī)制不好行使職權(quán)。檔案管理部門沒有專業(yè)書籍，沒有文件規(guī)范操作，沒有專業(yè)人員。一是缺乏檔案管理意識(shí)。對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)識(shí)不夠。在人們的心目中，檔案部門是一個(gè)無(wú)足輕重的單位，不重要。有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要經(jīng)濟(jì)建設(shè)就行，檔案工作質(zhì)量沒關(guān)系。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案管理工作沒有得到很大的發(fā)展。

（2）管理模式陳舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新事物層出不窮，記錄形式和內(nèi)容紛繁復(fù)雜，檔案范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。然而，大多數(shù)單位跟不上檔案管理的發(fā)展。文件管理部門不能用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理服務(wù)，但一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

（3）機(jī)關(guān)檔案管理存在問題。一般權(quán)限僅限于紙質(zhì)文件的管理，電子信息統(tǒng)一集中，無(wú)需錄入，無(wú)需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優(yōu)勢(shì)。

（4）企業(yè)檔案管理存在問題。企業(yè)檔案工作反映了生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和科研的重大活動(dòng)，但由于缺乏計(jì)算機(jī)化，許多企業(yè)的內(nèi)部檔案資源無(wú)法共享。影響了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息互用。

2 文檔一體化計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的必要性

1.時(shí)展的要求。新世紀(jì)、新時(shí)代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等三次科技革命帶來(lái)了新技術(shù)和新方法，在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域和各部門得到了廣泛的應(yīng)用。

2.文件保護(hù)和利用要求。檔案的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。由于許多文件存放時(shí)間長(zhǎng)，除檔案保護(hù)措施不充分外，造成了紙質(zhì)檔案中一些因長(zhǎng)期缺乏保護(hù)而出現(xiàn)脫落和模糊現(xiàn)象。同時(shí)，它不能同時(shí)掌握相關(guān)檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實(shí)現(xiàn)工作的有效性和靈活性?，F(xiàn)代檔案管理將帶來(lái)許多好處，最初，要保存檔案完整性的內(nèi)容，但經(jīng)常性發(fā)生文件被打破或丟失的現(xiàn)象，引進(jìn)現(xiàn)代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細(xì)分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強(qiáng)度，又提高了工作效率。

3 我國(guó)現(xiàn)階段的文檔一體化計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

3.1 檔案管理工作的規(guī)范性較差

企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要因素是檔案管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而，由于中國(guó)的經(jīng)濟(jì)仍處于發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，許多行業(yè)都在發(fā)生變化，許多行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。當(dāng)然，這個(gè)問題也反映在國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理問題上?，F(xiàn)階段，在中國(guó)很多企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任分工是極其混亂的保密規(guī)定，內(nèi)部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規(guī)定的現(xiàn)象。因此沒有規(guī)范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業(yè)本身帶來(lái)了一些問題，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

3.2 檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個(gè)粗略的工作，會(huì)帶來(lái)很多隱患；越來(lái)越多的企業(yè)檔案管理進(jìn)入了一個(gè)資金嚴(yán)重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經(jīng)損壞，許多文件已經(jīng)發(fā)霉。這些都直接關(guān)系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對(duì)資金投入的成果也較少；現(xiàn)代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業(yè)規(guī)劃面臨資金短缺的問題。

不協(xié)調(diào)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理的發(fā)展，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。有的檔案部門在利用計(jì)算機(jī)的同時(shí)，開發(fā)和利用了管理模式的改革，不重視軟件的新思路指導(dǎo)，人為隔離了文檔與信息之間的相互密切聯(lián)系，由于文件計(jì)算機(jī)管理自身的發(fā)展和應(yīng)用，它們沒有整體的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、銜接和利用，技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使計(jì)算機(jī)文件系統(tǒng)開始從重復(fù)的數(shù)據(jù)輸入中脫離尷尬。這種計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，不僅沒有提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，減輕了員工的負(fù)擔(dān)，而且大大增加了檔案工作的負(fù)擔(dān)和復(fù)雜性。

4 文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

鑒定工作需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。傳統(tǒng)檔案的鑒定與鑒定內(nèi)容之一基本上是相同的，即對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，確定其科學(xué)性、歷史性和實(shí)用價(jià)值，進(jìn)而確定保管期限。

由于電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的使用，安全工作有別于傳統(tǒng)檔案館，電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多樣化，存在更多的安全隱患。電子檔案的保密主要包括兩個(gè)方面。

網(wǎng)絡(luò)文件的安全存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，為不同的用戶提供不同級(jí)別的服務(wù)，在線數(shù)字檔案網(wǎng)站的文件信息極易泄漏。因此，數(shù)字檔案館必須分類歸檔和公開記錄?；ヂ?lián)網(wǎng)是一個(gè)完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)黑客竊取和未經(jīng)授權(quán)使用機(jī)密文件的信息，我們?cè)谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案中做了保密工作。

（2）在傳輸文件的安全性方面，很多互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站都有自己的附加安全機(jī)制，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶看到這些網(wǎng)站發(fā)送和接收郵件。這些站點(diǎn)通常稱為"安全島”。當(dāng)然，只是選用這一保密措施是遠(yuǎn)不足的，加密方法有兩種，一種是硬件加密：另一種是件加密。硬件加密速度比軟件加密快。

（3）使檔案管理的建筑和設(shè)備達(dá)標(biāo)

從每個(gè)房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時(shí)還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設(shè)備，增加科學(xué)檔案管理，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)。

篇(6)

關(guān)鍵詞：文秘工作；文書檔案；管理工作；企業(yè)

進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著我國(guó)企業(yè)管理日趨規(guī)范，行政管理、辦公室業(yè)務(wù)等各項(xiàng)工作也逐漸朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。所以，企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更加穩(wěn)健發(fā)展，需要充分認(rèn)識(shí)到文秘、檔案管理等行政工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，并給予一定的重視與關(guān)注。實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，可以有效提升企業(yè)管理質(zhì)量與管理效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。所以，本文對(duì)加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化措施等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)闡述。

一、文秘工作與文書檔案管理工作一體化概述

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到快速普及應(yīng)用，為人們生活帶來(lái)極大便利，也為企業(yè)當(dāng)中文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下會(huì)被稱為文檔一體化。企業(yè)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及行政辦公管理系統(tǒng)等進(jìn)行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，能夠有效推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現(xiàn)代化，進(jìn)而能夠?qū)馁Y料的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，促使文書檔案資料真正實(shí)現(xiàn)一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系闡述

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯(lián)系的，但是同時(shí)也在一定程度上彼此獨(dú)立。文秘工作與文書檔案管理工作的對(duì)象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內(nèi)容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文以后的延續(xù)工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作兩者之間通過公文這一主體緊密聯(lián)系起來(lái)。如果想要保證文書檔案管理工作的順利展開，就需要從公文擬定、處理環(huán)節(jié)做出嚴(yán)格要求與規(guī)范。公文處理工作是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵。公文處理工作的好壞在很大程度上會(huì)對(duì)文書檔案管理工作造成一定影響，因此，公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重點(diǎn)。在社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理工作也逐漸朝著電子化、體系化方向發(fā)展。文檔一體化的管理模式主要是從文秘工作與文書檔案管理工作的大局著手，在公文生成、公文歸檔、公文檢索、公文查閱等各項(xiàng)工作中對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化技術(shù)等進(jìn)行充分利用。如果想使檔案資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性得到保障，同時(shí)發(fā)揮檔案最大價(jià)值，就需要企業(yè)各相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案錄入與檔案輸出時(shí)，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程展開。這樣做的好處在于，不僅可以提升工作效率、提高工作質(zhì)量，還可以促使文秘工作與文書檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)行政管理更加科學(xué)有效。

三、加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理一體化的措施

（一）明確管理意識(shí)。要想實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展，需要在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中切實(shí)樹立并加強(qiáng)兩者之間一體化的管理意識(shí)。通過樹立一體化管理意識(shí)，可以保證文書檔案管理工作的順利展開。同時(shí)，文書檔案管理工作的工作流程也會(huì)得到進(jìn)一步規(guī)范與完善。能夠簡(jiǎn)化企業(yè)當(dāng)中檔案管理的工作流程，避免重復(fù)工作，從而為企業(yè)節(jié)省更多成本。文秘工作是實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，相關(guān)文秘工作人員需要加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)，要做好文書檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)性、前期性工作，使文書檔案質(zhì)量得到有效保障。具體可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，公文紙張需要保證統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格，同時(shí)內(nèi)容排版需要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定，在進(jìn)行裝訂工作時(shí)保證從左側(cè)進(jìn)行。第二，需要對(duì)公文的審批權(quán)限以及簽發(fā)手續(xù)等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，除此之外，還需要對(duì)主送單位、公文標(biāo)題、公文文種、保密程度等進(jìn)行審核，保證各環(huán)節(jié)工作能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。第三，文秘工作人員在公文草擬、公文定稿時(shí)，需要及時(shí)簽字、記錄，保證字跡清晰、清楚，為日后檢查與審核工作提供便利。

（二）強(qiáng)化文書立卷工作。在企業(yè)文書檔案管理工作中，文書立卷在其中占據(jù)重要位置。文書立卷工作能夠保證文書檔案的體系化與標(biāo)準(zhǔn)化，在文秘工作與檔案管理工作之間發(fā)揮著銜接作用。文書立卷工作既是文秘工作的最終一個(gè)環(huán)節(jié)，與此同時(shí)，也是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)。因此，這一環(huán)節(jié)在文秘工作與文書檔案管理工作一體化中發(fā)揮的重要作用不言而喻。強(qiáng)化文書立卷工作，可以從以下幾點(diǎn)展開：一是經(jīng)常性對(duì)工作人員展開公文、檔案等相關(guān)法律法規(guī)方面的專業(yè)培訓(xùn)，通過廣泛的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，切實(shí)提高相關(guān)人員對(duì)文書立卷工作的重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而為做好此項(xiàng)工作奠定良好的基礎(chǔ)。二是強(qiáng)化文書立卷工作的規(guī)范化、智能化、日?；芾怼，F(xiàn)在很多企業(yè)開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，這就要求相關(guān)人員不僅要對(duì)紙質(zhì)公文檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列、編號(hào)裝盒，還要及時(shí)進(jìn)行電子公文檔案資料的整理歸檔，同時(shí)要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案完整、準(zhǔn)確、一致。三是持續(xù)強(qiáng)化并落實(shí)相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)，做到文秘工作人員與文書檔案管理工作人員之間既相互幫助、互相協(xié)作，又分工明確、職責(zé)清晰，確保在展開文書立卷工作時(shí)，能夠嚴(yán)格按照工作程序展開，保證最終公文資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，為企業(yè)后續(xù)文書檔案管理工作提供保障。

（三）促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想更好實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，需要進(jìn)一步推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定展開，與此同時(shí)，需要因企制宜，結(jié)合企業(yè)文書檔案管理工作以及文秘工作的實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)外部影響因素的分析與研究，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。保證文秘工作與文書檔案管理工作一體化軟件的實(shí)用性與通用性，加強(qiáng)綜合管理工作。這樣可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)文書資料與檔案管理之間的有效銜接，在企業(yè)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)資源共享，保證各項(xiàng)資源能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)與作用，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。除此之外，需要在企業(yè)內(nèi)部針對(duì)文秘工作與文書檔案管理工作一體化構(gòu)建管理體制，各工作人員之間需要加強(qiáng)交流與溝通。管理部門要針對(duì)文秘工作以及文書檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督與管理，強(qiáng)化日?？己?，促使相關(guān)人員在實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化建設(shè)中積極主動(dòng)作為，充分發(fā)揮自身作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是增強(qiáng)企業(yè)行政管理、實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的必備條件。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要給予一體化工作高度的重視與關(guān)注，做好對(duì)相關(guān)人員的教育、引導(dǎo)、培訓(xùn)工作，培養(yǎng)一批具備一體化意識(shí)、具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的工作人員，為推動(dòng)企業(yè)在新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展做好智力保障工作。

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篇(7)

美國(guó)檔案學(xué)會(huì)權(quán)威邁勒最近指出：“多少年來(lái)，檔案學(xué)家認(rèn)為檔案手稿不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，也不能進(jìn)行資源共享，因?yàn)樗刭Y源都是孤本的。在圖書館技術(shù)和自動(dòng)化的影響下，這種情況要改變?！?0世紀(jì)90年代，國(guó)際上成立了一個(gè)由檔案學(xué)家、圖書館學(xué)家和情報(bào)學(xué)家組成的研究“在交接點(diǎn)――信息生產(chǎn)者和利用者之間的共同范圍”的團(tuán)體，旨在推行一體化管理。

美國(guó)俄亥俄州大學(xué)由該州投資2000萬(wàn)美元以于1994年完成了一項(xiàng)龐大的圖書館、情報(bào)中心、檔案庫(kù)三者自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)計(jì)劃，使全州18個(gè)最重要的圖書、檔案、情報(bào)部門連成一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)，讀者或用戶可以在網(wǎng)內(nèi)查到所有館藏信息。館際互借將變得十分快捷。期刊文章、檔案源、情報(bào)資料可以傳真方式來(lái)傳遞，并可函寄給需求者，而且傳真和郵寄對(duì)用戶免費(fèi)。其中最重要的兩項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信工程是美國(guó)檔案學(xué)會(huì)和英國(guó)檔案學(xué)會(huì)共同承擔(dān)完成的。這些例證都真正體現(xiàn)了資源共享的宗旨，反映了西方發(fā)達(dá)國(guó)家在圖書、檔案、情報(bào)三部門一體化方面所進(jìn)行的探索。其中的一些先進(jìn)成果，是很值得我們認(rèn)真借鑒的。

從美、英兩國(guó)的實(shí)際做法中，我們可以發(fā)現(xiàn)他們?cè)谖墨I(xiàn)信息資源建設(shè)及布局方面具有一些相同之處：(1)都有權(quán)威性的文獻(xiàn)信息資源整體建設(shè)組織機(jī)構(gòu)；(2)都有明確的文獻(xiàn)信息資源建設(shè)計(jì)劃；(3)都從學(xué)科、主題方面系統(tǒng)收集文獻(xiàn)；(4)都能相互配合，分工協(xié)作收集文獻(xiàn)；(5)都能實(shí)現(xiàn)資源共享。

世界各國(guó)政府和部門，尤其是發(fā)達(dá)國(guó)家，已把開發(fā)利用文獻(xiàn)信息源作為國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主要手段，拓寬光盤服務(wù)范圍，在建立光盤數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)相應(yīng)考慮利用通訊技術(shù)的發(fā)展來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化。這就要求圖書館、檔案館、情報(bào)所都有責(zé)任按照明確的目標(biāo)，設(shè)計(jì)的統(tǒng)一線路建立各有特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，在取得經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上：

(1)組建用戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。力爭(zhēng)根據(jù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生的集團(tuán)優(yōu)勢(shì)，早日產(chǎn)生兼具社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的拳頭服務(wù)項(xiàng)目，如國(guó)際聯(lián)機(jī)檢索、項(xiàng)目論證、課題查新等，來(lái)確定基本的用戶對(duì)象，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)成員，建立起較為穩(wěn)定的用戶服務(wù)網(wǎng)；同時(shí)還應(yīng)積極做好廣告宣傳工作，讓用戶能充分了解信息網(wǎng)絡(luò)的功能、條件、服務(wù)質(zhì)量和效率，并選派懂得圖書、檔案、情報(bào)一體化技術(shù)的公關(guān)人員攜帶服務(wù)項(xiàng)目，直接去需求信息的單位，上門開展宣傳推銷活動(dòng)。這樣既可以及時(shí)了解到用戶的需求，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)新成員，又?jǐn)U大自己的知名度，再輔以大力開展市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)把握信息市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，隨時(shí)不斷地調(diào)整好自身的服務(wù)方式。

(2)開展信息，提供主動(dòng)定向服務(wù)，從而大力發(fā)展信息商品生產(chǎn)，可根據(jù)企業(yè)的委托，對(duì)用戶產(chǎn)品進(jìn)行跟蹤調(diào)查，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行如何開拓市場(chǎng)的探索，使企業(yè)可以更加掌握商品信息、了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，為其新產(chǎn)品的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。發(fā)達(dá)的信息市場(chǎng)需要發(fā)達(dá)的信息商品生產(chǎn)來(lái)支持，兩者相輔相成，缺一不可。處理好兩者的關(guān)系，不僅能提供大量的適銷的現(xiàn)貨信息產(chǎn)品，而且可以廣泛、公開承攬高、新、尖的信息產(chǎn)品業(yè)務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)信息產(chǎn)品的期貨需要，改變信息市場(chǎng)客體的不完整性。

二

一體化管理的具體實(shí)施方案：

第一，實(shí)行有效的國(guó)家管理。在信息化的過程中，國(guó)家應(yīng)該也必須履行宏觀管理的職能。它主要包括：A.建立全國(guó)性的專門管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)體制。B.頒布專門的以及對(duì)其有利的法律、政策。C．制訂專門的以及對(duì)其有利的發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃。D．健全保護(hù)信息用戶的各種機(jī)制。同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)督、管理和控制，構(gòu)建系統(tǒng)化的動(dòng)態(tài)鏈接。

實(shí)行統(tǒng)一管理，要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上。對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲(chǔ)存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數(shù)量，合理控制信息流量，深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效益，必須有整體機(jī)制管理。建立一個(gè)強(qiáng)有力的、國(guó)家一級(jí)的、統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加快三位一體的全信息事業(yè)的現(xiàn)代化管理。

第二，通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立圖書、情報(bào)、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，在各數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)鏈接，使其進(jìn)一步公開化、社會(huì)化。

從具體的數(shù)字館藏建設(shè)來(lái)說，必須以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，以數(shù)字化的信息為底層，以分布式海量資源庫(kù)群為支撐，以智能檢索技術(shù)為手段，以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。除了包括將館藏?cái)?shù)字化的工作外，還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過程。它是一種引入管理和應(yīng)用數(shù)字化的物理信息對(duì)象的方法。功能有以下五項(xiàng)：(1)各種載體數(shù)字化。(2)數(shù)據(jù)的接收、存儲(chǔ)和管理。(3)組織對(duì)數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢。(4)數(shù)字化信息的網(wǎng)上和傳遞。(5)系統(tǒng)管理和安全維護(hù)。

第三，合理解決圖書、情報(bào)的著作權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問題。

美國(guó)數(shù)字檔案館的核心技術(shù)――EAD技術(shù)，它是美國(guó)的編碼檔案著錄文獻(xiàn)類型技術(shù)的形成、記錄結(jié)構(gòu)、構(gòu)成元素、相關(guān)屬性及其著錄方法。檔案編碼著錄(EAD)的出現(xiàn)就是希望提供一種標(biāo)準(zhǔn)編碼結(jié)構(gòu)，EAD是應(yīng)用新技術(shù)解決問題的，標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)識(shí)(SGML)和擴(kuò)展標(biāo)識(shí)語(yǔ)言(XML)就是EAD的兩大技術(shù)基礎(chǔ)。加州伯克萊大學(xué)、杜克大學(xué)、國(guó)家數(shù)字圖書館采用EAD編譯檢索工具，以測(cè)試其理論與技術(shù)的完善程度。耶魯大學(xué)、哈佛大學(xué)在1996年初DTD初版發(fā)行時(shí)，就開始把它應(yīng)用到工作中。加利福尼亞大學(xué)、圣地亞哥大學(xué)成功地把EAD檢索工具用于數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

EAD二版發(fā)行后，一些館室開始著手更改檢索工具。倫敦公共文件署目前正在進(jìn)行更改館藏指南的開發(fā)戰(zhàn)略。一經(jīng)完成，此項(xiàng)目將詳細(xì)描述幾個(gè)世紀(jì)以來(lái)英國(guó)公共文件的狀況。英國(guó)的一些大學(xué)，如利物浦大學(xué)、牛津大學(xué)、達(dá)拉姆大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)，也在開展EAD項(xiàng)目。美國(guó)加州伯克萊著力于加州遺產(chǎn)數(shù)字圖像檢索項(xiàng)目，此項(xiàng)目旨在論證全宗級(jí)文件與EAD編碼檢索工具的結(jié)合，能夠有效地收集從班克羅伏特圖書館大型圖片集中選出的關(guān)于圖片材料的25000種數(shù)字描述，來(lái)反映加拿大歷史和文化。有意義的是，加州遺產(chǎn)項(xiàng)目的檢索系統(tǒng)正應(yīng)用于加州伯克萊K一12展望項(xiàng)目的大學(xué)互動(dòng)計(jì)劃中。在此計(jì)劃中，由全體教員和圖書館人員組成的小組與來(lái)自洛杉磯奧克蘭公共學(xué)校的K一12項(xiàng)目的教師協(xié)同工作，從1997―1998學(xué)年開始，利用數(shù)字檔案館教授與加州歷史和文化相關(guān)的科目。

加州遺產(chǎn)項(xiàng)目同時(shí)也為另外兩個(gè)項(xiàng)目奠定了基礎(chǔ)，即美國(guó)遺產(chǎn)虛擬檔案項(xiàng)目和加州大學(xué)EAD項(xiàng)目(UCEAD)，后者由加州大學(xué)資助，作為一系列加州大學(xué)全面開展數(shù)字圖書館項(xiàng)目的起點(diǎn)。UCEAD除為加州大學(xué)建立了檢索工具數(shù)據(jù)庫(kù)，其主要目標(biāo)是培訓(xùn)9所加州大學(xué)的檔案人員在利用傳統(tǒng)軟件“32具箱”時(shí)，能夠有效

運(yùn)用EAD。美國(guó)遺產(chǎn)項(xiàng)目是斯坦福大學(xué)、弗吉尼亞大學(xué)、杜克大學(xué)和加州大學(xué)伯克萊之間的一項(xiàng)合作，其目的是為了說明在同樣記錄美國(guó)文化遺產(chǎn)但檢索工具種類不同的四個(gè)合作檔案館中，EAD都可適用，并依此能夠建立一個(gè)聯(lián)合虛擬檔案館。當(dāng)前，此項(xiàng)目正在研究需要解決的理論、行政、技術(shù)方面的問題，以便為眾多的機(jī)構(gòu)提供綜合利用的檢索工具；、項(xiàng)目的核心是在將EAD運(yùn)用到現(xiàn)有的檢索工具中時(shí)，設(shè)計(jì)一個(gè)“統(tǒng)一實(shí)踐中可被接受的范圍”。1996年11月，在伯克萊召開的一次會(huì)議上，來(lái)自四個(gè)合作機(jī)構(gòu)的代表在伯克萊技術(shù)人員和檔案人員工作的基礎(chǔ)上，展開了討論并取得一致意見，整理形成EAD轉(zhuǎn)化方針的初稿。不久，9所加州大學(xué)的檔案人員著手開展UCEAD項(xiàng)目，并進(jìn)一步完善方針?biāo)U述的內(nèi)容。美國(guó)遺產(chǎn)項(xiàng)目和UCEAD的參與者――代表著12個(gè)大學(xué)的檔案機(jī)構(gòu)，一致同意遵循這個(gè)方針。這些檔案機(jī)構(gòu)希望以這個(gè)方針為討論基礎(chǔ)，對(duì)“統(tǒng)一實(shí)踐中可被接受的范圍”達(dá)成全國(guó)的共識(shí)。

愛荷華大學(xué)和佛蒙特州大學(xué)、紐約公共圖書館、北卡羅來(lái)那大學(xué)以及北卡羅來(lái)那州立大學(xué)都在開展某些項(xiàng)目的研究。通過融合EAD編碼檢索工具來(lái)豐富“美國(guó)檔案”數(shù)據(jù)庫(kù)的成果，這使得檔案界認(rèn)識(shí)到編碼和著錄標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)值及重要性。從而為檔案利用提供一種全面細(xì)致的檢索工具，這也就構(gòu)成了檔案館利用工作的重心，加強(qiáng)了對(duì)全世界文化資源和歷史資源全面的綜合的利用，檔案人員不僅能更好地為傳統(tǒng)對(duì)象服務(wù)，而且也將第一次使我們的館藏為不同層次的教育者、學(xué)生及普通公眾所利用。

EAD是基于《通用檔案著錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》之上的一部檔案著錄交流標(biāo)準(zhǔn)。它是已標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言和擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言文獻(xiàn)類型定義的形式存在的，它與國(guó)際檔案理事會(huì)的《團(tuán)體機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家族檔案規(guī)范記錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》相兼容。自從1996年2月EAD的第一初版以來(lái)，在許多美國(guó)、加拿大、英國(guó)(尤其是公共檔案局)檔案庫(kù)房和一些歐洲、澳大利亞檔案庫(kù)房都在執(zhí)行EAD計(jì)劃。EAD目前正由美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館和SAA聯(lián)合維護(hù)。國(guó)會(huì)圖書館負(fù)責(zé)實(shí)體上的維護(hù)，SAA負(fù)責(zé)行政上和智能上的維護(hù)。

此類項(xiàng)目主要是由圖書館等機(jī)構(gòu)發(fā)起而由檔案館參與的項(xiàng)目，其中較為典型的有伊利諾斯數(shù)字檔案館。該“數(shù)字檔案館”主要是由該州的圖書館和行政部門聯(lián)合建設(shè)和維護(hù)，參加者有15個(gè)機(jī)構(gòu)，除了伊利諾斯州檔案館之外，還包括兩所學(xué)校，一個(gè)歷史研究會(huì)和一個(gè)博物館。其項(xiàng)目的主要目的是在網(wǎng)上為用戶提供有關(guān)該州歷史和現(xiàn)狀的信息，同時(shí)為項(xiàng)目參加機(jī)構(gòu)向伊利諾斯數(shù)字檔案館上傳數(shù)據(jù)提供工具。

這樣的合作項(xiàng)目還有美國(guó)的西北數(shù)字檔案館，該數(shù)據(jù)庫(kù)于2002年初由13個(gè)機(jī)構(gòu)共同建立。該項(xiàng)目得到美國(guó)國(guó)家人文基金批準(zhǔn)，資助金額為兩年35萬(wàn)美元。參加該項(xiàng)目的13個(gè)機(jī)構(gòu)除了高校和歷史協(xié)會(huì)之外，還包括華盛頓州檔案館，西雅圖市檔案館。該數(shù)據(jù)庫(kù)最終將安裝在華盛頓州立大學(xué)，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務(wù)。

因?yàn)樵跉W美國(guó)家數(shù)字圖書館的建設(shè)中包括檔案資源，因此這種由圖書館、檔案館參加的基于信息共享的數(shù)字檔案館非常普遍。其核心部分主要是數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中除了遇到數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)組織、信息檢索等技術(shù)問題之外，還會(huì)遇到數(shù)字化權(quán)、著作權(quán)、隱私權(quán)等法律問題。由于該類型的項(xiàng)目主建方不是檔案機(jī)構(gòu)，也就無(wú)形中降低了從專業(yè)角度對(duì)它進(jìn)行分析的價(jià)值。從目前掌握的材料，似乎還沒有由若干檔案館聯(lián)合建立的基于信息共享的數(shù)字檔案館。

三

在信息化社會(huì)，不論是數(shù)字檔案館還是數(shù)字圖書館，或是其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，都十分強(qiáng)調(diào)“用戶中心”的觀念，都把能夠?yàn)橛脩籼峁┩昝赖男畔⒎?wù)作為一個(gè)非常重要的目標(biāo)，提供智能化的信息檢索和現(xiàn)代化的服務(wù)手段，進(jìn)行信息服務(wù)。

隨著社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展，一種新型的數(shù)字圖書館、檔案館的數(shù)字化、智能化和虛擬化，將使二館成為新的信息集散地、信息傳播中心和知識(shí)寶庫(kù)。隨著計(jì)算機(jī)高容量、大密度存儲(chǔ)功能的開發(fā)，今后兩館的館藏資源要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并在網(wǎng)上流通，這將改變現(xiàn)有的館藏結(jié)構(gòu)。

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子圖書、電子檔案服務(wù)以其館藏容量大，閱讀效率高和獲取信息快等優(yōu)點(diǎn)迅速崛起，深受廣大讀者青睞。所謂電子圖書館和檔案館，是指一個(gè)特定組織范圍內(nèi)用電子方式存儲(chǔ)圖書、檔案的全文內(nèi)容，并提供檢索、訪問、查閱和提供全文服務(wù)的信息系統(tǒng)。電子圖書館、電子檔案館與傳統(tǒng)的圖書館、檔案館相比，其優(yōu)勢(shì)在于館藏容量大、信息資料新、查閱速度快、內(nèi)涵更廣、發(fā)揮的功能更多、提供的服務(wù)更全面，所起的社會(huì)作用更大。特別是電子化推行的館際互借互查業(yè)務(wù)，將圖書、檔案的異地借閱變?yōu)榭赡堋D書檔案兩館的信息知識(shí)含量高、存儲(chǔ)著各學(xué)科比較系統(tǒng)的、成熟的、權(quán)威的信息資源。開展電子圖書、電子檔案服務(wù)可以最大限度地利用這些豐富資源實(shí)現(xiàn)將科學(xué)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的目的。

根據(jù)國(guó)外檔案、圖書、情報(bào)工作的“一體化”情況分析，“一體化”的實(shí)質(zhì)是指文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用的最佳組合模式的選擇。積極研究和制定有關(guān)檔案、圖書、情報(bào)工作通用的著錄標(biāo)引、檢索標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。

美國(guó)人James H．Billington在題為“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“數(shù)字圖書館要讓所有的學(xué)校、圖書館、家庭同那些公共閱覽室的長(zhǎng)期讀者一樣，能夠任意從自己所在的地點(diǎn)接觸到這些對(duì)他們來(lái)說嶄新而重要的資料，并按個(gè)人的要求來(lái)理解，重新整理和使用這些資料?！边@個(gè)定義強(qiáng)調(diào)了能夠任意從自己所在的地點(diǎn)接觸到所需的資料，突破了圖書館傳統(tǒng)的束縛，實(shí)現(xiàn)了物理位置的虛擬化，信息服務(wù)的即時(shí)化、自主化。

在美國(guó)、歐洲和日本等國(guó)家20世紀(jì)90年代初推出的信息高速公路建設(shè)計(jì)劃中，數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用占有相當(dāng)重要的地位，并被看成未來(lái)信息高速公路的重要的信息資源之一。譬如，1993年由美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)(NSF)、美國(guó)國(guó)防部尖端研究項(xiàng)目機(jī)構(gòu)(DAR-PA)、國(guó)家航空與太空總署(NASA)聯(lián)合發(fā)起的數(shù)字圖書館工程(Digital Library Initiative，代號(hào)DLI)投資6800萬(wàn)美元，其中2400多萬(wàn)美元撥給了以六所大學(xué)為中心的數(shù)字圖書館創(chuàng)始工程。這是世界上最早的圖書館建設(shè)工程。之后，DLI的二期工程投資單位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了國(guó)家圖書館(NLM)、國(guó)會(huì)圖書館(LOC)、國(guó)家人文科學(xué)基金會(huì)(NEH)以及聯(lián)邦調(diào)查局(FBI)。協(xié)作單位有國(guó)家檔案館(NARA)、史密斯松尼機(jī)構(gòu)(Smithsoian Institute)、聯(lián)邦博物館與圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)(LMLS)等。投資力度數(shù)億美元，可見數(shù)字圖書館在美國(guó)政府規(guī)劃中的日益顯著地位。

英國(guó)大不列顛圖書館也于1993年宣布了“2000年的政策目標(biāo)”，即通過數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用戶能最大限度地利用其收藏。同年，該圖書館提出了包括20多個(gè)項(xiàng)目的“信息利用倡議”，推進(jìn)數(shù)字圖書館的發(fā)展。

日本已決定建造一個(gè)新的國(guó)家圖書館，該圖書館的目標(biāo)包括，研制一套信息資源數(shù)字化處理系統(tǒng)，廣泛收集和使用各種載體的文獻(xiàn)，建立一個(gè)與國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)相連的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。