序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案電子化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

摘 要：隨著社會信息化程度的提高、網絡技術的發展，電子文件大量產生，傳統的檔案管理工作模式已經逐漸被電子信息技術模式所取代。電子檔案信息管理以其操作方便、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統管理模式無法比擬的優勢。如何做好電子信息技術條件下的檔案管理工作，保障電子檔案有效利用，已經成為當今社會人們所關注的一個重要問題。

關鍵詞：檔案信息；電子化；管理

一、檔案信息電子化基本現狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。

1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。

1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。

1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。

2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。

無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

2.2 建立歸檔管理質量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質

電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）

參考文獻：

[1] 《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.

篇(2)

榮譽檔案在檔案中占據著獨特而重要的地位，它的價值不容忽視。隨著改革開放和企業對外宣傳力度的加大，實體榮譽檔案的管理和利用方式已明顯滯后。在榮譽檔案的管理和利用上，如何運用先進的電子技術，已經成為擺在我們面前亟待解決的新課題。這必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。榮譽檔案電子化管理將成為實體榮譽檔案的延伸，這種延伸是利用者的需要決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。

一，榮譽檔案電子化管理的意義

在新的歷史時期，檔案工作要抓住歷史機遇，不斷開發檔案新資源，努力拓寬檔案新領域，寓創新于開拓之中。以科學發展觀為指導，搞好檔案資源的開發利用。面對信息化時代的發展，檔案工作只有跟上時展的步伐，才能實現創新。榮譽檔案電子化管理，就是使榮譽檔案盡早進入“信息高速公路”，實現辦公自動化、檔案管理數字化、利用網絡化、開發程序化的第一步，從而增強了檔案事業的活力，為實現檔案資源的充分利用提供了方便、快捷的服務手段。

二、榮譽檔案電子化管理勢在必行

(一)實體榮譽檔案保管的弊端

榮譽檔案分為集體榮譽檔案和個人榮譽檔案。我們這里所說的主要是指集體榮譽檔案。

每個企業和部門經過頑強的拼搏和開創性的建設都收獲了很多榮譽，都有著自己輝煌的歷史，那裝滿密集架的榮譽就是她的見證。這些榮譽主要載體就是獎杯、獎牌、獎狀、錦旗等。隨著時間的遷移，這些榮譽越來越多。長期下去，既不便于長期保管，又給檔案庫房的容量增大了壓力。隨著企業對外宣傳力度的加大，每個單位、部門到檔案室查閱、借閱榮譽檔案的特別多，現拍照既浪費了大部分的時間，又為檔案工作人員增加了勞動強度。

(二)榮譽檔案電子化管理優點

榮譽檔案電子化是指用數碼照相機或其它設備將榮譽實體檔案轉換成以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。

1、查閱快。榮譽檔案電子化管理是經過整理、加工，暫存在計算機中的，檢索起來非常方便，只要輕點鼠標，隨時都可以找到需要的榮譽檔案。

2、傳輸快。從利用這個角度看，只要有通訊網絡，電子榮譽檔案不但可以直接拷貝，還可以郵件形式迅速傳出。

3、成像快。電子榮譽檔案是以圖片的形式存儲在計算機當中，若有需要榮譽照片，可以直接傳送或輸出，充分實現檔案資源共享。

4、保存更加安全方便。傳統的榮譽檔案是以紙、布、鐵、木等材料為載體，對環境的要求高，耐久性差。無論是獎狀、獎牌，還是獎杯，均會隨著時間的推移出現褪色、發黃、生銹、字跡模糊等現象，從而影響榮譽檔案的再次利用。榮譽檔案電子化管理，使得榮譽檔案的載體變成光盤、磁盤等。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，而且保存與復制不存在變質、褪色等問題。

所以說榮譽檔案實體管理方法已經嚴重影響了檔案利效率，這種滯后的，嚴重妨礙檔案利用的解決方法就是盡早實現榮譽檔案電子化管理。只有榮譽檔案電子化管理才能迅速提高榮譽檔案的利用效率，從而解決了重復的查閱、拍照帶來的不必要的無效勞動。

三，榮譽檔案電子化管理的方法

(一)榮譽實體檔案轉換成電子檔案的方法和步驟

1、方法

可利用數碼相機、網e拍、掃描儀等設備將榮譽檔案逐件拍照，按照檔案歸檔要求進行整理，以電子圖片形式保存，這樣實體榮譽檔案就完成了向電子檔案的轉換。

2、具體步驟

(1)利用數碼相機將榮譽檔案逐一拍照。我們在接收榮譽檔案時都有接收登記，拍照時最好按照登記順序進行拍照，這樣既提高了編輯速度，也提高了榮譽檔案的查閱速度。

(2)將拍完的數碼照片拷貝到計算機里。數碼相機相當于一個移動硬盤，只有把存放在相機里的照片拷貝到計算機里，才能進行編輯。

(3)利用圖像編輯軟件進行編緝。我們所說的編輯就是將照片內容以外的部分剪下去。現在的圖片處理軟件非常多，大家選一種自己比較熟悉的一種就行，其方法和步驟基本是一致的(好一點的掃描儀也可以直接對照片進行編輯)。

以我用的圖像處理軟件為例(photoshop7.0)。

②獲取照片(點菜單中的文件―打開―選―編輯對象)；

③裁剪／調整大小(點工具欄中的剪刀將編輯對象中多余的部分剪掉)；

④保存。

值得注意的是：無論大家使用什么圖像處理軟件，我個人意見保存圖片格式最好是jpeg格式，不要使用圖像處理軟件的專用格式，因為隨著時代的發展，任何一種軟件都將升級或被淘汰。

(二)榮譽電子檔案存放的方法

為了提高查找電子榮譽檔案的速度，可以結合本單位實際情況，按照省、總局檔案歸檔要求，按照組織機構或年代進行歸檔。

(1)圖片獨立存在方式

就是把榮譽檔案圖片集中放在一個圖片庫內，每個圖片都獨立存在的方式。此種方法必須按照歸檔要求制定查閱目錄，目錄上的序號與圖片的名稱要一一對映。此種方式是最直接，也是最簡單的，但此種方式是比較好的。

(2)超級鏈接方式

此方法就是先根據榮譽名稱、授予時間、授予部門等實際情況編制查閱目錄，然后再將實物與目錄鏈接起來。(具體方法：在編制好的查閱目錄上，選擇要鏈接的項目―鼠標右鍵―選超級鏈接―瀏覽目標選文件―選自己要鏈接的圖片確定)

值得注意的是查閱目錄與電子檔案文件夾要存放在同一張盤或者同一文件夾里，否則鏈接失敗。

(3)幻燈片方式

此方法易于觀賞，可以理解為一個單位對外宣傳的榮譽展。但是計算機中如沒有幻燈片編輯軟件，既便是編輯好的文件也將無法打開，所以說此方式受到一定的限制。(具體方法：打開幻燈片編輯軟件選空演示文稿確定選取適合制作內容的自動版式(選空版)―插入編輯后的榮譽圖片―來自文件―插入的圖片需要調整大小―一般與底面的白框一般大即可給圖片加說明(我們發現說明在圖片上很不美觀，需要把它隱藏起來)―點鼠標右鍵疊放層次―置于頂層，這樣說明在圖片上就看不見了，按此方法，以此類推，一個嶄新的榮譽電子檔案就展現在我們眼前了。

四，榮譽檔案電子管理的注意事項

(一)榮譽檔案歸檔應該分為獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等部分分塊管理，這樣便于我們日常的存放和管理。與之相對應的榮譽檔案電子化管理也是一樣的。編制的歸檔目錄，必須做到實體榮譽檔案與電子榮譽檔案一一對映。編制的檢索目錄最好有二套紙質目錄。

(二)電子榮譽檔案的保管要做到分套異地保管。為了工作方便，計算機中要保存一套，另外要復制一套存儲在脫離計算機的移動硬盤里，作為短期保存。根據歸檔時間，可以按照時間段將電子榮譽檔案刻制成光盤，作為長期保存。光盤保存最好放在防磁柜里，以免數據丟失。如果沒有防磁柜，電子檔案存儲載體的保管要求要盡量達到以下三點：一是溫濕度要求，環境溫度選定范圍：17-20℃；相對溫度選定范圍：35％45％。二是歸檔時應做防重寫處理，避免擦、觸摸、刻錄、涂抹。三是歸檔時載體應直立存放，單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓，存放的裝具應防光、防塵、防磁、防有害氣體。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，如發現問題應及時采取恢復措施。

篇(3)

財務信息化在過去一段時間取得了巨大的進步，符合時代潮流的財務核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業單位和政府機關都在用先進的財務分析軟件進行財務核算和分析。財務信息化的巨大進步極大地提升了企事業和政府機關財務管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機制的滯后和技術成熟度的限制，會計檔案電子化的進程相當緩慢，成為財務管理信息化發展的瓶頸。財政主管部門敏銳地把握了會計檔案電子化的趨勢，并出臺極具現實意義的政策措施。

2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發展必將產生十分深遠的影響。

電子會計檔案轉正史

1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。但隨著我國經濟社會的快速發展和信息技術的廣泛應用，會計檔案工作的方方面面均發生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。

從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發改委針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。

2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務管理具有不可估量的現實意義。

會計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均會產生重要影響―――除了節省成本，還有利于提升會計工作監管成效，最大限度地防范財務風險。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費

紙質電子檔案的耗材成本巨大，如農商銀行業務系統每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務支出1萬元以上，對于擁有30余個網點的縣級行而言，紙質會計檔案成本之高可見一斑。

電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式。

（二）有利于提升財務管理效率

在企事業財務管理實踐中，很多財務管理的流程都會產生紙質會計檔案，這些檔案都需要專業的財會人員分門別類管理，財務部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現因處理不當導致檔案擺放雜亂、無序堆放等現象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現代化、標準化檔案室匱乏，因而制約了當前檔案規范化管理。

會計檔案電子化有利于優化財務管理流程，以前需要現場辦理的，現在可以不用現場辦理，節省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務管理效率。

以電子票據會計檔案為例，如果將電子票據會計檔案以電文數據形式存放在會計檔案電子管理系統中，通過充分集成并關聯實體會計檔案，逐步形成安全規范的電子會計檔案調閱管理流程，這樣既滿足了調閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數據的安全保密。

這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關部門打通快速通道，實現財政票據會計檔案在更大范圍內的廣泛利用和高度共享，創造更加靈活便利的會計信息查閱環境，使傳統的以紙質會計檔案為主，加快轉向電子會計檔案與紙質會計檔案并重，為實現真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎。

（三）有利于財務大數據的發展

國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。企業發展也需要大數據的支撐，通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。

（四）有利于會計監督和檢查

電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。

會計檔案電子化的案例

中國聯通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結合其業務財務一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現了會計檔案規則化、查詢簡單化和管理規范化。這種探索實踐對于基層核算及財務管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯通的各類會計檔案均采用紙質打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統計繁，不利于規范化管理；紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務的資源消耗。隨著公司規模不斷擴大，業務快速發展，以及經營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統、子模塊業務處理同時自動生成的會計分錄數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式已滿足不了規范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。

依托中國聯通統一建設的數字檔案管理系統，與大ERP建立接口，使會計檔案實現電子化、系統化管理成為可能。大ERP系統固化了公司業務處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經營活動過程中產生的相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制流程，并通過業務系統與財務系統無縫連接和定義自動會計規則，實現從獲得原始憑證到形成最終財務報告全過程的系統自動化處理，使會計信息的相關性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統在建設之初就納入了公司整體的信息安全框架內進行管理。在系統的規劃設計、建設實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構建了全程全網的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設一級架構系統，支撐集團、省、地市三級應用，有效支撐一套會計政策、一套核算規則、一套立體科目、一套風險控制體系、一本賬（即一套財務核算及業務管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務基礎報表、管理類報表、分析類報表）的“六統一”財務管理目標，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎。

會計檔案電子化，具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均產生重要影響。項目推進期，廣西聯通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領導小組和財務、綜合、信息化三個專業線工作組，統一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務組經過對204項紙介質的梳理，制訂了《ERP系統記賬憑證及對應單據管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎工作的統一規范。

現階段，廣西聯通實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應的紙質憑證和賬簿，節約了大量的紙張及IT耗材成本。以區公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優化流程、提高效率的重要抓手。

推行會計檔案電子化管理應把握的重點

推行會計檔案電子化必須從實際出發，緊密結合企業的現實情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會計檔案電子化應堅持的原則

1.安全性

會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會計檔案資料泄密會給農商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，因而應從提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規范性

會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。

4.兼容性

會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。

5.智能性

一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱調閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。

（二）推行會計檔案電子化應注意的問題

1.要制訂詳細的執行方案

會計檔案電子化，對企業來講是一件大事，馬虎不得。企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。

2.要重視軟硬件建設

會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業經營的核心秘密，如果企業沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規范性等均難以保證，一旦發生泄密等，對企業的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓

會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉移的客觀事實。企事業單位要把握這一趨勢，并結合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉變。

參考文獻：

篇(4)

關鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策

檔案信息電子化主要是指應用計算機對檔案進行材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發的過程都是在電腦上進行，電子檔案便于修改、復制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復存在，并且電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠的。檔案信息的電子化管理是牽一發而動全身，檔案管理工作是信息化的推進，是知識與技術的進步，使得檔案管理工作的技術含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發展積極采取措施適應技術的更新。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存

電子化檔案管理的工作都是在計算機上進行，檔案文件的修改、復制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統的紙質檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯網即可，一個郵件的發送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統的紙質檔案對保存環境和場地面積的高要求。

1.2 檔案信息電子化實現信息利用共享性

電子文件不再是直觀的紙質文件，而是利用計算機以文件的形式展現為任何使用者，實現了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。

1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本

目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網絡對檔案工作進行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設備以及技術條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應用，新技術也在逐漸的被應用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統紙質文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高檔案信息的時效性

信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細活，再從文件資料形成開發二次文獻信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻開發好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機利用機讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻，提高檔案信息的時效性。

1.5 降低傳統的紙質檔案文件使用的出版經費成本

傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。

1.6 提升檔案部門的自身價值

檔案信息電子化可實現多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統一，造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 檔案信息資源共享的要求達不到

我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形式不統一，層次不同，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到檔案信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高

檔案信息電子化工作開展的前提是規范化和標準化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，僅僅著眼于某個單位或某個企業，并不能全面實施、進行標準化的工作，制約了檔案工作電子化的發展。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高

實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前大多檔案部門缺乏高技術的人才，專業的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府要加大支持力度

政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題

做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 提高檔案標準化、規范化水平

檔案標準化、規范化，是推進檔案信息電子化的重要前提和基礎；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進檔案工作的標準化、規范化，二者是相輔相成，互相促進的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設，不斷規范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴格的管理標準，確保信息的準確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

3.5 人員知識結構的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

4 結束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢，當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，是值得我們認真思考的問題.各級檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協同作戰，認真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統建設的階段目標、技術路線、標準規范和可實施方案，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化貢獻力量。

參考文獻

[1]溫陽春. 檔案信息電子化管理芻議[J]. 企業改革與管理，2014，07：65.

[2]鄭曉雁. 淺談加強檔案信息電子化管理的重要性[J]. 長治學院學報，2008，04：88-89.

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[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。

追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

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一、檔案信息電子化的現狀

1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2．在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是．層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3．標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高．特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4．檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5．檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現．使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性．是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件。

三、檔案信息電子化的益處

用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處：

1．可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案部門對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2．縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化。編者可直接利用機讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序。快捷地出版二次文獻。

3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內。企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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關鍵詞：財務檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統的紙質檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質或光盤保存起來的會計數據以及財務軟件系統，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質太過依賴環境，電子數據常常在溫度、濕度等因素的影響下發生丟失情況，所以對使用存放環境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統的紙質檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統支持方可實現查閱，計算機系統是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環境系統的優化配置。信息化財會檔案由于實現了會計信息的數字化，為統計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統與其他管理系統間的優化整合，實現了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數據丟失、影響系統正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數據的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數據恢復到之前正常的狀態，最終降低了會計數據的真實可靠性。電子化財會檔案的優勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發揮，為需求者提供更多的幫助，這是現代財會檔案管理的關鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業對內部基礎資料進行了統一規范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規范，實際卻沒有具體操作層面的制度規范。所以必須根據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統滯后的方式，先在財務系統中調出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關硬件設施配備齊全后，若能研發出和財務管理系統數據有效對接的財會電子檔案查詢系統，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統數據與信息單據管理基礎上，為了有效處理各系統單據關聯性不強、連貫性弱以及管理不夠規范等問題，可構建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據傳遞實現了可視性、連貫性，信息數據得到了嚴格保密，權限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業經營管理業務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據，逐步摒棄了各類業務的紙質單據。現階段，已經有企業將業務系統和財務系統進行了融合，身份認證系統得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統管理員的職責任務是加強流程的監管，這對系統運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統內生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構文件處理流程，把檔案處理的各環節、內容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業應積極構建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數據中心，完善權限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數據的安全奠定堅實的基礎，并安排專業的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業，相關領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關制度的構建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質，樹立磁性介質檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數據標準接口，實現財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關鍵在于實現會計數據接口的標準化。通過數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，促進了各軟件內數據的有效轉換。運用XBRL可以對企業內部系統進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術、不同平臺及不同軟件下形成的商業信息數據進行自由交換及安全提取，重組底層的元數據生成新的財務報表，達到現代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數據的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數據接口等問題，所以對于企業而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數據間的安全轉換，實現了財務報告數據的標準統一化。XBRL技術的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數據的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數據，實現了財會信息數據的統一。

三、結語

信息化財會檔案和傳統的財會檔案具有緊密的聯系，相互配合協作，直接反映了企業未來財會規范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業創造更大的效益，推動企業持續穩定發展。

參考文獻

1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).